AI電話受付の基礎

電話の自動応答メッセージ例文集｜営業時間外・混雑時・休業日

AI-SNS.IO 編集部 · 公開 2026年10月11日

電話の自動応答メッセージは、かけてきた人が最初に耳にする「会社の声」です。短い数十秒の案内ですが、その出来しだいで、相手が用件を残してくれるか、何も言わずに切ってしまうかが変わります。それなのに、自動応答のメッセージは、一度設定したまま何年も見直されていない、ということが少なくありません。

この記事では、電話の自動応答メッセージを作るときの基本原則を整理したうえで、営業時間外、混雑時、休業日・年末年始、IVRのメニュー案内、AIによる一次応答の名乗りなど、場面ごとの例文を紹介します。例文の「○○」の部分は、自社の名前や時間に置き換えて使ってください。業種や相手によってふさわしい言葉づかいは変わるため、例文はそのまま使うよりも、自社に合わせて調整するための下敷きとして活用するのがおすすめです。

自動応答メッセージの基本原則

例文に入る前に、どの場面のメッセージにも共通する基本原則を確認しておきます。この原則を押さえておけば、例文にない場面でも、自分でメッセージを作れるようになります。

原則1：最初に名乗る

メッセージの最初には、必ず会社名や店名を入れます。かけてきた人は、まず「正しいところにかかったか」を確認したいからです。名前が後回しになると、かけ間違えたのではないかと不安になり、途中で切ってしまう人もいます。

原則2：短くする

耳で聞く案内は、文字で読む案内よりもずっと覚えにくいものです。一つのメッセージに詰め込む情報は、必要最低限にしましょう。目安としては、「名乗り」「今の状況（時間外、混雑中など）」「相手にしてほしいこと」の三つに絞ると、聞き取りやすいメッセージになります。

原則3：相手にしてほしいことをはっきり伝える

メッセージを聞いた人が、次に何をすればよいのかがわかるようにします。「メッセージを残してください」「番号を押してください」「後ほどおかけ直しください」など、行動をはっきり伝えましょう。メッセージを残してほしい場合は、「お名前、ご連絡先、ご用件」のように、残してほしい項目も具体的に伝えると、折り返しに必要な情報がそろいやすくなります。

原則4：次にどうなるかを伝える

メッセージを残した後や、番号を押した後に、何が起きるのかを伝えると、相手は安心できます。「翌営業日に担当者から折り返しご連絡します」「担当者におつなぎします」といった一言があるだけで、相手の不安は大きく減ります。ただし、守れない約束はしないことが大切です。折り返しの目安を伝える場合は、実際に守れる時間にしておきましょう。

原則5：耳で聞いてわかる言葉を選ぶ

書き言葉としては自然でも、耳で聞くとわかりにくい表現があります。

• 漢字の熟語を続けすぎない（「営業時間外対応受付」より「営業時間外のため、ご用件をお預かりします」）
• 同じ音の言葉に注意する（「市立」と「私立」など）
• 時刻は「午前九時から午後六時まで」のように、午前・午後をつけて区切る
• 曜日と日付をあわせて伝える
• 英語の略語は、相手が知らない可能性があれば言い換える

原則6：話す速さと間に気をつける

録音した音声を使う場合も、音声合成で読み上げる場合も、話す速さは少しゆっくりめにします。文と文の間に短い間を入れると、聞き取りやすくなります。特に、番号を伝える部分や、相手に行動をお願いする部分は、ゆっくり、はっきり伝えましょう。

原則7：逃げ道を用意する

どの案内にも当てはまらない用件の人や、機械の案内が苦手な人のために、人につながる道や、メッセージを残せる道を用意しておきます。「その他のご用件は○番」「担当者におつなぎする場合は○番」といった選択肢があるだけで、相手は閉じ込められたように感じずに済みます。

営業時間外の例文

営業時間外のメッセージは、もっともよく使われる自動応答の一つです。伝えるべきことは、「今は営業時間外であること」「営業時間」「相手にしてほしいこと」の三つです。営業時間外の電話の受け方全体については、営業時間外の電話対応でも解説しています。

基本の例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。誠に恐れ入りますが、本日の営業は終了いたしました。営業時間は、平日の午前九時から午後六時までです。恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直しください。」

もっとも基本的な形です。メッセージを残す仕組みがない場合や、かけ直してもらうことを前提にしている場合に使います。

メッセージを残してもらう例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。ただいま営業時間外のため、電話に出ることができません。発信音の後に、お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。翌営業日に担当者から折り返しご連絡いたします。」

メッセージを残してもらう場合は、残してほしい項目を具体的に伝え、折り返しの目安を添えます。

店舗向けの例文

「お電話ありがとうございます。○○です。本日の営業は終了いたしました。営業時間は、午前十一時から午後九時まで、定休日は毎週水曜日です。ご予約のご希望は、お名前とご連絡先、ご希望の日時をお話しください。スタッフが確認のうえ、折り返しご連絡いたします。」

予約の希望を受け付ける場合は、「スタッフが確認のうえ折り返す」ことを伝え、予約がまだ確定していないことがわかるようにします。

急ぎの連絡先を案内する例文

「お電話ありがとうございます。○○管理センターです。ただいま営業時間外です。設備の故障など、お急ぎのご用件は1番を押してください。担当者の電話におつなぎします。それ以外のご用件は、発信音の後にメッセージをお残しください。翌営業日に折り返しご連絡いたします。」

時間外でも急ぎの対応が必要な業種では、急ぎの用件だけを人につなぐ選択肢を用意します。つなぎ先の担当者が確実に対応できる体制があることが前提です。

医療機関向けの例文

「お電話ありがとうございます。○○クリニックです。本日の診療は終了いたしました。診療時間は、月曜日から金曜日の午前九時から十二時、午後三時から六時までです。予約の変更やキャンセルは、お名前、ご連絡先、現在のご予約日時をお話しください。翌診療日にスタッフから折り返しご連絡いたします。」

医療機関の時間外メッセージでは、急な症状についての案内をどうするかを、医院として事前に決めておく必要があります。地域の休日・夜間の診療の案内など、医院として案内できる情報を、自治体などの公式な情報で確認してから加えましょう。自動のメッセージで症状について判断を伝えることは避けます。

混雑時・待ち時間の例文

営業時間内でも、電話が集中してすぐに出られないことがあります。混雑時のメッセージは、待っている人の不安やいらだちを和らげ、用件に合った別の道を案内するためのものです。

待ってもらうときの例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。ただいま電話が大変混み合っております。順番におつなぎいたしますので、このまましばらくお待ちください。」

待ってもらう場合の基本の形です。待っている間に何度も同じメッセージを繰り返す場合は、二回目以降を短くするなど、聞く人がうんざりしない工夫をしましょう。

折り返しを選べる例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。ただいま電話が大変混み合っております。このままお待ちいただくか、折り返しのご連絡をご希望の場合は1番を押してください。お名前とご連絡先をお預かりし、順番に担当者から折り返しご連絡いたします。」

待つか、折り返しを依頼するかを相手に選んでもらう形です。長く待たされることを避けたい人にとって、折り返しの選択肢はありがたいものです。折り返しの依頼を受けたら、約束どおりに対応できる体制を整えておきましょう。

別の窓口を案内する例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。ただいま電話が大変混み合っております。営業時間や所在地のご案内は、当社ホームページでもご覧いただけます。このままお待ちいただくか、時間をおいておかけ直しください。」

よくある質問の答えがホームページに載っている場合は、そちらを案内することで、電話で待つ必要がない人を減らせます。ホームページのアドレスを読み上げる場合は、耳で聞いてわかる短いものにしましょう。

待ち時間が長くなったときの例文

「大変お待たせしております。ただいまも電話が混み合っております。お急ぎでなければ、1番を押して折り返しのご連絡をご依頼いただくこともできます。」

長く待っている人に、途中で選択肢を改めて案内する形です。待ち続けるかどうかを、相手が判断し直せるようにします。

混雑時のメッセージで気をつけること

• 「すぐにおつなぎします」など、守れない約束をしない
• 同じメッセージを何度も繰り返す場合は、二回目以降を短くする
• 保留音とメッセージの音量の差が大きくならないようにする
• 待っている間も、折り返しやメッセージを残す選択肢を案内する

休業日・年末年始の例文

定休日、祝日、年末年始、夏季休暇など、休業日のメッセージは、通常の時間外のメッセージとは別に用意しておくと親切です。休業の期間と、次に営業を再開する日を伝えることがポイントです。

定休日の例文

「お電話ありがとうございます。○○です。本日は定休日のため、お休みをいただいております。定休日は毎週日曜日です。明日の午前十時から営業いたします。ご用件のある方は、発信音の後にお名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。」

祝日の例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。本日は祝日のため、休業しております。翌営業日の午前九時から営業いたします。ご用件のある方は、発信音の後にメッセージをお残しください。翌営業日に担当者から折り返しご連絡いたします。」

祝日に休業するかどうか、振替休日をどう扱うかは、事前に決めておきましょう。国民の祝日は内閣府が公表しています（参考：国民の祝日について（内閣府））。

年末年始の例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。誠に勝手ながら、十二月○日から一月○日まで、年末年始休業とさせていただいております。新年は一月○日の午前九時から営業いたします。休業中にいただいたご用件は、営業開始後、順次折り返しご連絡いたします。ご用件のある方は、発信音の後にお名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。」

年末年始のメッセージでは、休業の始まりと終わりの日付をはっきり伝えます。休業明けは折り返しが集中するため、「順次」と伝えておくと、折り返しまでに時間がかかることを理解してもらいやすくなります。

夏季休暇・臨時休業の例文

「お電話ありがとうございます。○○です。誠に勝手ながら、八月○日から○日まで、夏季休暇をいただいております。○日の午前十時から営業いたします。ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどお願い申し上げます。」

「お電話ありがとうございます。○○です。本日は都合により、臨時休業とさせていただいております。明日は通常どおり営業いたします。」

臨時休業のメッセージは、休業が終わったら必ず元のメッセージに戻すことを忘れないようにしましょう。休業日のメッセージが流れ続けると、営業しているのに休みだと思われてしまいます。

休業日のメッセージで気をつけること

• 休業の始まりと終わり、営業再開の日時をはっきり伝える
• 曜日と日付をあわせて伝える
• 休業が終わったら、通常のメッセージに戻す
• 切り替えの日時を、事前に予約設定できる仕組みがあれば活用する

IVRメニュー案内の例文

IVR（自動音声応答）のメニュー案内は、かけてきた人に番号を押してもらい、用件ごとに電話を振り分けるためのメッセージです。メニューの作り方の考え方は、IVRとはの記事でも解説しています。

基本のメニュー案内の例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。ご用件に合わせて番号を押してください。商品のご注文は1番。ご注文済みの商品についてのお問い合わせは2番。その他のお問い合わせは3番を押してください。」

選択肢は、問い合わせの多い順に並べるのが基本です。番号と用件の順序は、「用件は○番」の形でそろえると聞き取りやすくなります。

担当者につなぐ選択肢を含む例文

「お電話ありがとうございます。○○事務所です。ご相談のお申し込みは1番。すでにご相談中の方は2番。営業時間や所在地のご案内は3番。担当者におつなぎする場合は0番を押してください。」

どの選択肢にも当てはまらない人のために、担当者につながる選択肢を用意しておきます。

繰り返しの案内を含む例文

「…以上のご用件以外の方は、9番を押してください。もう一度お聞きになる場合は、米印を押してください。」

メニューを最後まで聞いても選べなかった人のために、もう一度聞ける選択肢を用意しておくと親切です。

メニューを二段階にする例文

「ご注文済みの商品についてのお問い合わせですね。配送の状況は1番。返品・交換は2番。その他は3番を押してください。」

選択肢が多くなる場合は、メニューを二段階に分けます。二段階目の最初に、一段階目で選んだ用件を復唱すると、相手は正しく選べたかを確認できます。

IVRメニュー案内で気をつけること

• 一つのメニューの選択肢は、多くても五つ程度にする
• 「用件は○番」の順序でそろえる
• よく使われる用件を先に置く
• 担当者につながる道と、もう一度聞く道を用意する
• 階層は深くしすぎない

AIの一次応答の名乗り方

AIが電話に応答して用件を聞き取る場合は、名乗り方に特に気を配る必要があります。かけてきた人が、相手がAIであることを知らずに話し続けると、後で「人だと思っていた」と感じて不信感を持つことがあります。また、AIであるとわかっていれば、相手も話し方を合わせやすくなります。

AIの一次応答がどこまで利用できるかはサービスによって異なります。AI-SNS.IO Callで現在利用できる機能は、機能一覧で確認してください。AI電話受付の仕組みについては、AI電話受付とはで解説しています。

基本の名乗りの例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社の自動受付です。ご用件をお話しください。」

会社名と、自動の受付であることを最初に伝えます。続けて、相手に何をしてほしいかを短く伝えます。

用件の例を添える例文

「お電話ありがとうございます。○○クリニックの自動受付です。予約の変更、診療時間のお問い合わせなど、ご用件をお話しください。」

何を話せばよいか迷う人のために、用件の例を一つか二つ添えると、話し始めやすくなります。

人につながる道を伝える例文

「お電話ありがとうございます。○○事務所の自動受付です。ご用件をお話しください。担当者とお話しになりたい場合は、そのようにお伝えください。」

人と話したい人が、そのことを伝えればよいとわかるようにしておくと、AIに対する抵抗感が和らぎます。

聞き取った内容を復唱する例文

「○月○日の火曜日、午後二時からのご予約の変更をご希望ですね。お名前は、やまだ たろう様でよろしいでしょうか。」

AIが聞き取った大事な情報は、復唱して確認します。日付は曜日とあわせて、名前は読みで復唱すると、聞き間違いに気づきやすくなります。

確定しないことを伝える例文

「ご希望を承りました。スタッフが予約の空き状況を確認のうえ、本日中に折り返しご連絡いたします。この時点では、まだご予約は確定しておりませんので、ご了承ください。」

AIが予約などの希望を聞き取った場合は、まだ確定していないことをはっきり伝えます。折り返しの目安も、守れる範囲で伝えましょう。

答えられない質問を受けたときの例文

「申し訳ございません。そのご質問には、こちらではお答えできません。担当者から折り返しご連絡いたしますので、お名前とご連絡先をお聞かせください。」

ナレッジにない質問や、答えてはいけない質問を受けたときの返し方です。推測で答えず、担当者への引き継ぎにつなげます。AIに答えさせないほうがよい場面については、AI電話受付にできないことで詳しく解説しています。

聞き取れなかったときの例文

「申し訳ございません。うまく聞き取れませんでした。もう一度、ご用件をお話しいただけますか。」

二回続けて聞き取れなかった場合は、何度も聞き返すのではなく、留守番電話や担当者への引き継ぎに切り替えるほうが、相手の負担が少なくなります。

「たびたび申し訳ございません。お電話が聞き取りにくいようです。担当者から折り返しご連絡いたしますので、発信音の後にお名前とご連絡先をお話しください。」

電話の終わり方の例文

「ご用件を承りました。担当者から折り返しご連絡いたします。お電話ありがとうございました。」

電話の最後には、何を受け付けたのか、次に何が起きるのかを短くまとめてから、お礼を伝えて終えます。

留守番電話と録音のお知らせの例文

担当者が不在のときの例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社営業部です。ただいま担当者が席を外しております。発信音の後に、お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。戻り次第、折り返しご連絡いたします。」

部署ごとの留守番電話の例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社、経理の窓口です。ただいま電話に出ることができません。請求書や支払いに関するご用件は、発信音の後に、会社名、お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。」

部署ごとに留守番電話を分けている場合は、どの窓口の留守番電話なのかを最初に伝えます。残してほしい項目も、部署の業務に合わせて具体的にします。

録音のお知らせの例文

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。サービス向上のため、この通話を録音させていただきます。」

この内容は一般的な情報であり、法的助言ではありません。

通話を録音する場合は、最初の名乗りに続けて、そのことを伝えるのが一般的です。録音の目的を一言添えると、相手の理解を得やすくなります。

業種別の例文

ここでは、業種ごとの特徴を踏まえた例文をいくつか紹介します。

美容室・サロン

「お電話ありがとうございます。○○です。ただいま施術中のため、電話に出ることができません。ご予約のご希望は、お名前、ご連絡先、ご希望の日時とメニューをお話しください。スタッフが確認のうえ、折り返しご連絡いたします。」

施術中で手が離せない時間が長い業種では、予約の希望を聞き取る項目にメニューを加えておくと、折り返しの電話が短く済みます。

不動産会社

「お電話ありがとうございます。○○不動産です。物件についてのお問い合わせは1番。ご内見のご予約は2番。ご入居中の方のお問い合わせは3番。その他のご用件は4番を押してください。」

問い合わせの相手（物件を探している人、入居中の人、物件の持ち主など）によって用件が大きく変わる業種では、相手の立場でメニューを分けるとわかりやすくなります。

士業の事務所

「お電話ありがとうございます。○○事務所です。ただいま電話に出ることができません。初めてご相談をご希望の方は、お名前、ご連絡先、ご相談の分野をお話しください。ご相談の詳しい内容は、担当者からの折り返しの際におうかがいいたします。」

相談の内容は慎重に扱う必要があるため、メッセージで詳しく話してもらうのではなく、分野だけを聞き取り、詳細は担当者が直接聞く形にしています。

修理・工事の事業者

「お電話ありがとうございます。○○設備です。ただいま作業中のため、電話に出ることができません。水漏れなど、お急ぎのご用件は1番を押してください。担当者の電話におつなぎします。お見積もりのご依頼などは、発信音の後に、お名前、ご連絡先、ご住所、ご用件をお話しください。」

現場に出ていることが多い業種では、急ぎの用件と、急ぎでない用件を分けることが大切です。

飲食店

「お電話ありがとうございます。○○食堂です。ただいま店内が混み合っており、電話に出ることができません。営業時間は午前十一時から午後十時まで、ラストオーダーは午後九時半です。ご予約のご希望は、お名前、ご連絡先、ご希望の日時と人数をお話しください。スタッフが確認のうえ、折り返しご連絡いたします。」

ピーク時に出られないことが多い飲食店では、よく聞かれる営業時間やラストオーダーを案内に含めておくと、それだけで用件が済む人が増えます。予約は、スタッフが確認して確定することを伝えます。

ネットショップ・通信販売

「お電話ありがとうございます。○○ショップです。ご注文済みの商品の配送状況は1番。返品・交換のお手続きは2番。商品についてのご質問は3番。その他のお問い合わせは4番を押してください。」

注文番号を聞き取る場合は、「お手元に注文番号をご用意ください」と最初に伝えておくと、相手が慌てずに済みます。

学習塾・教室

「お電話ありがとうございます。○○教室です。ただいま授業中のため、電話に出ることができません。体験授業のお申し込みや、授業の欠席・振替のご連絡は、生徒さんのお名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。授業の合間に、講師から折り返しご連絡いたします。」

保護者からの電話が多い業種では、かけてきた人の名前と、生徒の名前を分けて聞き取るようにすると、折り返しのときに混乱しません。

介護事業所

「お電話ありがとうございます。○○デイサービスです。ご利用中の方のご家族からのご連絡は1番。ケアマネジャーの方からのご連絡は2番。新しくご利用をお考えの方は3番を押してください。」

相手の立場によって用件が大きく変わる業種では、立場でメニューを分けると、担当者に早くつながります。利用者の体調に関わる急ぎの連絡は、確実に人につながる道を用意しておきましょう。

言い回しの言い換え集

同じ内容でも、言い回しを変えるだけで、メッセージの印象は大きく変わります。自社の雰囲気に合わせて選べるように、よく使う言い回しの言い換えをまとめておきます。

名乗りの言い換え

• 改まった言い方：「お電話いただき、誠にありがとうございます。○○株式会社でございます。」
• 標準的な言い方：「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。」
• 親しみやすい言い方：「お電話ありがとうございます。○○です。」

出られないことを伝える言い換え

• 改まった言い方：「誠に恐れ入りますが、ただいま電話に出ることができません。」
• 標準的な言い方：「ただいま電話に出ることができません。」
• 理由を添える言い方：「ただいま施術中のため、電話に出ることができません。」

理由を添えると、相手は「なぜ出られないのか」がわかり、納得しやすくなります。ただし、理由を長く説明する必要はありません。

メッセージをお願いする言い換え

• 改まった言い方：「恐れ入りますが、発信音の後に、お名前、ご連絡先、ご用件をお残しいただけますでしょうか。」
• 標準的な言い方：「発信音の後に、お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。」

改まった言い方は丁寧ですが、長くなりがちです。丁寧さと短さのバランスを考えて選びましょう。

折り返しを伝える言い換え

• 「翌営業日に担当者から折り返しご連絡いたします。」
• 「確認のうえ、担当者からご連絡いたします。」
• 「戻り次第、折り返しご連絡いたします。」

折り返しの時期をどこまで具体的に伝えるかは、実際に守れる範囲で決めます。

お詫びの言い換え

• 「ご不便をおかけし、申し訳ございません。」
• 「お待たせして申し訳ございません。」
• 「ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどお願い申し上げます。」

お詫びの言葉は、一つのメッセージに何度も入れると、かえってくどい印象になります。一度にとどめましょう。

代表電話・取引先向けの例文

お客様だけでなく、取引先からの電話も多い代表番号では、取引先が迷わずに担当者にたどり着けるようにしておくことが大切です。

「お電話ありがとうございます。○○株式会社です。担当者のお名前がおわかりの方は1番を押して、担当者のお名前をお話しください。お取引に関するご連絡は2番。採用に関するお問い合わせは3番。その他のご用件は4番を押してください。」

担当者の名前で呼び出せる仕組みがあれば、取引先は代表の窓口を経由せずに担当者につながれます。営業の電話を受けたくない場合は、「営業のご案内は、当社ホームページのお問い合わせ窓口からお願いいたします」と案内する方法もあります。

場面ごとの切り替えを計画する

メッセージを用意しても、場面に応じて正しく切り替わらなければ意味がありません。切り替えの計画も、メッセージ作りの一部として考えておきましょう。

一日の中での切り替え

多くの事業者では、一日の中で、営業時間中、昼休み、営業時間外の三つ程度の場面があります。営業時間に合わせて自動で切り替わる仕組みを使えば、毎日手で切り替える手間を省け、切り替え忘れも防げます。昼休みがある場合は、昼休み用のメッセージを用意しておくと、「午後は何時から」と案内できます。

一週間の中での切り替え

定休日や、土日の営業時間が平日と違う場合は、曜日ごとの切り替えも必要です。曜日ごとの営業時間を一覧にして、それに合わせてメッセージが切り替わるように設定しておきましょう。

一年の中での切り替え

祝日、年末年始、夏季休暇、決算期の繁忙期など、一年の中にも切り替えが必要な場面があります。年の初めに、その年の休業日と繁忙期を一覧にして、メッセージの切り替えの予定を立てておくと安心です。切り替えの日時を事前に設定できる仕組みがあれば、休業の前日に慌てて切り替える必要がなくなります。

臨時の切り替え

急な臨時休業や、システムの不具合などで電話に出られないときのために、臨時のメッセージをあらかじめ用意しておくと、いざというときにすぐ切り替えられます。誰が、どうやって切り替えるのかも、手順として決めておきましょう。

メッセージを作るときの手順

例文を参考に、自社のメッセージを作るときの手順を紹介します。

手順1：場面を洗い出す

まず、自動応答のメッセージが流れる場面を洗い出します。営業時間外、昼休み、混雑時、定休日、祝日、年末年始、夏季休暇、臨時休業、担当者の不在など、自社で起こりうる場面を一覧にしましょう。

手順2：場面ごとに伝えることを決める

場面ごとに、「名乗り」「今の状況」「相手にしてほしいこと」「次にどうなるか」を決めます。この四つを箇条書きにしてから文章にすると、必要なことを漏らさず、余計なことを入れずに済みます。

手順3：声に出して読む

文章ができたら、必ず声に出して読んでみましょう。文字で読むと気にならなかった長さや、聞き取りにくい言葉に気づけます。時間を計ってみるのもおすすめです。長いと感じたら、削れる言葉がないかを見直します。

手順4：実際に電話をかけて聞く

メッセージを設定したら、実際に電話をかけて聞いてみます。携帯電話と固定電話の両方で聞くと、音質による聞こえ方の違いもわかります。社内の別の人にも聞いてもらい、わかりにくいところがないかを確認しましょう。

手順5：定期的に見直す

メッセージは、一度作ったら終わりではありません。営業時間や担当の窓口が変わったとき、新しいサービスを始めたとき、季節の休業があるときなど、事業の変化に合わせて見直します。年に一度は、すべてのメッセージを聞き直して、古い情報が残っていないかを確認しましょう。

よくある失敗と直し方

自動応答メッセージでよく見られる失敗と、その直し方を紹介します。

前置きが長い

「お電話ありがとうございます。○○株式会社では、お客様により良いサービスを提供するため、日々努力しております…」のように、本題に入る前の前置きが長いと、相手は用件にたどり着く前に疲れてしまいます。名乗りの後は、すぐに本題に入りましょう。

情報が古い

営業時間を変えたのに、メッセージが古い時間を案内している、休業が終わったのに休業のメッセージが流れている、といった失敗は、相手に大きな迷惑をかけます。情報を変えるときは、メッセージもあわせて変える手順を決めておきましょう。

行き止まりがある

メニューのどの選択肢にも当てはまらない、メッセージを残す道もない、という行き止まりがあると、相手は電話を切るしかなくなります。どの場面でも、人につながる道か、メッセージを残す道を用意しておきましょう。

守れない約束をしている

「本日中に必ず折り返します」と案内しているのに、実際には翌日になってしまう、ということが続くと、相手の信頼を失います。折り返しの目安は、余裕を持って守れる範囲で伝えましょう。

雰囲気と合っていない

カジュアルな雰囲気のお店で、かしこまりすぎた案内が流れると、ちぐはぐな印象を与えます。逆に、改まった場面で、くだけすぎた案内も好ましくありません。自社の雰囲気と、電話をかけてくる相手に合った言葉づかいを選びましょう。

AI-SNS.IO Callでの設定

AI-SNS.IO Callでは、IVRのメニュー、営業時間に合わせた応答の切り替え、キューごとの留守番電話、IVRのメニューからの折り返しの依頼などを組み合わせて、この記事で紹介したような場面ごとのメッセージを設定できます。日本の電話番号の提供は準備中です。現在はデモで着信をシミュレーションして体験できます。設定の手順は使い方ガイドで、利用できる機能は機能一覧で確認できます。少人数で電話を受ける工夫は、小規模事業者の電話受付でも紹介しています。実際に試してみたい場合は、アカウント登録から始められます。

よくある質問

まとめ

電話の自動応答メッセージは、短い案内の中に、会社の姿勢が表れるものです。最初に名乗る、短くする、相手にしてほしいことをはっきり伝える、次にどうなるかを伝える、耳で聞いてわかる言葉を選ぶ、話す速さと間に気をつける、逃げ道を用意する。この七つの原則を押さえれば、どの場面のメッセージも作りやすくなります。

この記事の例文を下敷きに、自社の場面に合わせて言葉を調整し、声に出して読み、実際に電話をかけて聞いてみてください。そして、事業の変化に合わせて見直すことを忘れずに続けていけば、自動応答のメッセージは、出られない時間もお客様を迎える、頼れる受付になります。