IVR・自動音声応答

小さな会社こそIVRを使うべき理由｜最小構成の作り方

AI-SNS.IO 編集部 · 公開 2026年10月11日

「IVRは、コールセンターがある大きな会社のもの」。そう考えている小さな会社の経営者は少なくありません。番号を押して担当を選ぶ自動音声の案内は、大企業の代表番号で聞くことが多いため、数人の会社には大げさに思えるかもしれません。

しかし実際には、電話に出られる人が限られている小さな会社ほど、IVRの恩恵を受けやすい面があります。作業中や接客中で電話に出られない、営業時間外の電話を取りこぼしている、取引先の電話と売り込みの電話が区別できない。こうした悩みの多くは、選択肢を二つか三つだけ用意した、ごく小さなIVRで和らげられます。

この記事では、小規模な会社がIVRを導入するときの考え方として、小さな会社の電話の悩み、IVRが役立つ場面、最小構成の例、営業時間のルールとの組み合わせ、スタッフの受け方の決め方、構成を広げるタイミングを、具体的な案内の例とともに紹介します。

小さな会社の電話の悩み

電話に出る人が「本来の仕事」を中断している

数人の会社では、電話を受けるための専任の担当者がいないことがほとんどです。電話が鳴れば、手の空いている人、あるいは電話のいちばん近くにいる人が出ます。そのたびに、見積もりの作成、現場の作業、お客様の接客といった本来の仕事が中断されます。

中断されるのは、電話に出ている時間だけではありません。用件を聞いて担当者に伝え、担当者が不在ならメモを残し、元の仕事に戻って集中し直す。一本の電話が、思った以上に時間を使っています。

誰からの、何の電話かが出るまでわからない

電話に出るまで、相手が取引先なのか、お客様なのか、売り込みの電話なのかはわかりません。急ぎの用件だと思って作業を止めて出たら、営業の電話だった、ということも少なくありません。

出られなかった電話の用件がわからない

全員が手を離せないとき、電話は鳴り続けて切れるか、留守番電話に切り替わります。着信の履歴は残っても、何の用件だったのか、急ぎだったのかはわかりません。折り返しても相手が出ず、すれ違いが続くこともあります。出られなかった電話の影響は、不在着信がもたらす損失でも整理しています。

営業時間外の電話の扱いが決まっていない

営業時間外の電話は、鳴りっぱなしになるか、代表者の携帯電話に転送されるか、のどちらかになりがちです。前者では用件が残らず、後者では代表者が休日も電話に追われます。

悩みを書き出してみる

自社の電話の悩みを、次の表に当てはめてみましょう。

当てはまる悩みが二つ以上あれば、小さなIVRを検討する価値があります。

IVRが役立つ場面

場面1：電話に出る前に、用件がわかる

最初の案内で「ご注文やお見積もりは1を、ご注文済みの件は2を」と選んでもらうだけで、電話に出る人は、どの用件の電話かを知ったうえで受けられます。担当者が決まっている用件なら、最初からその人の電話を鳴らすこともできます。たとえば、経理の担当者が一人だけの会社なら、「お支払いや請求書について」の選択肢を、その担当者の電話に直接つなげば、ほかの社員が取り次ぐ必要がなくなります。

場面2：出られないときに、用件を残してもらえる

選択肢の先で誰も出られないときは、留守番電話（ボイスメール）にメッセージを残してもらいます。「お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください」と案内しておけば、折り返す前に用件がわかり、すれ違いも減らせます。折り返しの電話で「先ほどは〇〇の件でお電話をいただきありがとうございました」と切り出せるため、相手も話が早く進むことを喜んでくれるはずです。

場面3：営業時間外の電話を整理できる

営業時間外には、受付時間を案内し、メッセージを残してもらう流れに自動で切り替えます。代表者の携帯電話に転送するのは、急ぎの用件だけに絞れます。夜や休日に鳴る電話が減れば、代表者もきちんと休めます。休んだ分、営業時間内の電話に落ち着いて対応できるようになります。

場面4：売り込みの電話と分けられる

お客様や取引先の用件の選択肢を明確にしておくと、それ以外の電話は「その他」に集まります。「その他」の電話は留守番電話で受けて、手が空いたときに確かめる、という扱いにすれば、作業を止めて出る電話を減らせます。後で詳しく紹介するように、「その他」の中にもお客様の大切な電話が混ざることがあるため、確認は欠かさないようにします。

場面5：会社の窓口として整った印象を与える

最初に会社名を名乗る案内が流れ、用件ごとに案内される電話は、かけた人に「きちんとした窓口がある」という印象を与えます。ただし、選択肢を増やしすぎると逆効果になるため、次の章で紹介する最小構成から始めることが大切です。名乗りの声と案内の言葉づかいを整えるだけでも、会社の印象は変わります。

悩みごとに効く設定の早見表

前の章で書き出した悩みに、どの設定が効くかをまとめました。

すべてを一度に設定する必要はありません。最も困っている悩みに効く設定から始めましょう。

最小構成の例

小さな会社のIVRは、選択肢を二つか三つに絞った「最小構成」から始めるのがおすすめです。選択肢が少なければ、案内は短く、設定も簡単で、電話をかけた人も迷いません。業種別に三つの例を紹介します。

例1：選択肢が二つの構成（設計事務所・士業など）

お電話ありがとうございます。〇〇事務所です。新しいご相談やお見積もりは1を、ご依頼中の件については2を押してください。

行き先が同じでも、どちらの用件かがわかるだけで、電話に出る人は心の準備ができます。新しい相談の電話を優先して出る、といった判断もしやすくなります。

例2：選択肢が三つの構成（工務店・修理業など）

お電話ありがとうございます。〇〇工務店です。修理のご依頼でお急ぎの方は1を、お見積もりやご相談は2を、その他のご用件は3を押してください。

急ぎの用件だけを現場の担当者につなぎ、それ以外は事務所で受けるか、留守番電話で預かります。現場の担当者は、急ぎの電話だけに出ればよくなります。

例3：選択肢が三つの構成（小売店・サロンなど）

お電話ありがとうございます。〇〇です。ご予約は1を、営業時間や場所のご案内は2を、その他のご用件は3を押してください。

営業時間や場所の問い合わせは、録音した案内で答えられます。スタッフが電話に出る回数を減らし、予約の電話に集中できます。予約の希望は聞き取って記録し、スタッフが空き状況を確認してから確定します。

最小構成を作るときのルール

1. 選択肢は三つまで：迷ったら減らします。
2. 最も多い用件を1番に：多くの人が最初の選択肢で用件を選べるようにします。
3. 「その他」を必ず置く：どの選択肢にも当てはまらない人の行き場をつくります。
4. どの選択肢にも「出られないとき」の行き先を決める：誰も出ないまま鳴り続ける状態をなくします。
5. 案内は短く：名乗りと選択肢だけにし、宣伝や注意事項は入れません。

選択肢の言葉の選び方や、メニューの組み立て方は、IVRメニュー設計のコツでも詳しく解説しています。

自社の最小構成を書き出す

次の表を埋めると、自社の最小構成の案ができます。

用件を思い出せない場合は、一週間ほど、受けた電話の用件をメモしてから作ると、実態に合った構成になります。

営業時間ルールとの組み合わせ

小さなIVRの効果を大きくするのが、営業時間のルールとの組み合わせです。同じ電話番号でも、営業時間内と営業時間外で、流れる案内と行き先を自動で切り替えます。

営業時間内と時間外の流れ

時間外の案内の例

お電話ありがとうございます。〇〇工務店です。本日の受付は終了しました。受付時間は、月曜から土曜の八時から十八時までです。水漏れなどお急ぎの修理は1を押してください。そのほかのご用件は、発信音の後に、お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。翌営業日にご連絡します。

急ぎの用件だけを担当者に転送すれば、担当者は夜間や休日に、急ぎではない電話に出る必要がなくなります。

小さな会社ならではの注意点

• 受付時間は「電話に出られる時間」で決める：店の開店時間ではなく、実際に電話に出られる時間で設定します。開店準備の時間帯や、昼の混雑時に出られないなら、その時間は留守番電話で受けるほうが確実です。
• 休業日の登録を忘れない：小さな会社では、臨時の休みや、代表者の不在で休む日もあります。休む日が決まったら、すぐに休業日の案内に切り替える習慣をつけましょう。
• 急ぎの転送先を一人に固定しない：急ぎの用件の転送先が代表者一人だけだと、代表者が休めなくなります。週ごとに交代するなど、負担を分ける方法を考えます。

祝日や年末年始、臨時休業の扱いを含めた営業時間のルールの詳しい作り方は、営業時間で着信を振り分ける方法で解説しています。

スタッフの受け方を決める

IVRを入れても、電話を受けるのは人です。小さな会社では、誰がどの電話に出るのかを決めておかないと、全員が「誰かが出るだろう」と思って、結局誰も出ない、ということが起きます。

決めておくこと

1. 選択肢ごとに、最初に出る人：「1番の電話は佐藤さんが最初に出る。出られなければ鈴木さん」のように、順番を決めます。
2. 全員の電話を同時に鳴らすか、順番に鳴らすか：人数が少ないなら、全員の電話を同時に鳴らして、手の空いた人が出る方法もあります。
3. 留守番電話を確認する人とタイミング：「朝の始業時と昼休み明けに、鈴木さんが確認する」のように決めます。
4. 折り返しの目安：留守番電話の案内で伝えた目安（翌営業日など）を守れるように、折り返しの担当を決めます。
5. 電話に出たときの名乗り方：IVRで用件を選んできた電話には、「〇〇工務店の佐藤です。お見積もりのご相談ですね」と、選ばれた用件に触れて出ると、相手は正しくつながったことがわかります。

受け方の表の例

この表を、電話の近くや社内の共有の場所に置いておくと、新しく入った人にも伝えやすくなります。休みの人がいる日は、誰がその人の代わりに出るのかも、朝のうちに確かめておきましょう。表に「休みの日の代わり」の欄を足しておくと、毎回考えずに済みます。

外出先でも電話を受けられるようにする

小さな会社では、社員が外出や現場作業で事務所にいないことが多いものです。パソコンのブラウザやスマートフォンで会社の電話を受けられるソフトフォンを使えば、事務所にいなくても、選択肢ごとの担当者の電話を鳴らせます。ただし、勤務時間外に電話が鳴らないよう、営業時間のルールとあわせて設定しておきましょう。

電話の数が多い日に備える

小さな会社でも、月末や繁忙期、チラシを配った直後など、電話が一時的に増える日があります。そうした日は、普段より出られない電話が増えるため、次のような準備をしておくと安心です。

• 電話が増えそうな日は、留守番電話の確認の回数を増やす
• 折り返しの担当を、その日だけ二人にする
• 留守番電話の案内で伝える折り返しの目安を、その日だけ「本日中」から「翌営業日まで」に変える

電話が増える日がわかっているなら、事前に案内を切り替える日を予定に入れておきましょう。

留守番電話の折り返しを漏らさない

留守番電話に残されたメッセージは、確認されなければ意味がありません。小さな会社では、紙のメモや個人の記憶に頼りがちですが、次のような簡単な一覧を作っておくと、折り返しの漏れを防げます。

留守番電話とコールバックの使い分けや、折り返しの管理の詳しい方法は、IVRのコールバックとボイスメール活用法で紹介しています。

小規模な会社のIVR導入の手順

最小構成のIVRは、次の手順で導入できます。大がかりな準備は要りませんが、手順を飛ばさないことが、失敗を防ぐ近道です。

ステップ1：一週間、電話の用件をメモする

受けた電話について、時刻、用件、誰が出たか、出られなかったか、を簡単にメモします。出られなかった電話は、着信の履歴から時刻だけでも書き留めておきます。

電話の用件メモの取り方

ステップ1のメモは、難しく考える必要はありません。電話の近くに次のような表を置き、受けた人が一行ずつ書き足していきます。

一週間たったら、用件ごとに数を数え、多い順に並べます。用件の書き方が人によってばらつく場合は、似た用件をまとめて数えます。上位の二つか三つが、最小構成の選択肢の候補になります。「出られなかった」に印のついた電話が多い時間帯は、営業時間のルールや受け方を見直す手がかりになります。

ステップ2：最小構成の案を作る

メモをもとに、最も多い用件、急ぎの用件、録音の案内で答えられる用件を選び、選択肢を二つか三つに絞ります。前に紹介した「自社の最小構成を書き出す」表を使います。

ステップ3：受け方の表を作る

選択肢ごとに、最初に出る人、次に出る人、出られないときの行き先、留守番電話を確認する人を決めて、表にします。

ステップ4：案内の原稿を書く

営業時間内のメニュー、営業時間外の案内、昼休みの案内、休業日の案内、留守番電話の案内を書きます。声に出して読み、長すぎないかを確認します。録音で作るか、音声合成で作るかの判断は、IVR音声ガイダンスの作り方を参考にしてください。

ステップ5：設定してテストする

設定が終わったら、実際に電話をかけて確かめます。

• すべての選択肢を押して、決めた人の電話が鳴るか
• 誰も出ないときに、留守番電話につながるか
• 何も押さないとき、どうなるか
• 営業時間外、昼休み、休業日に、それぞれの案内が流れるか
• 留守番電話のメッセージが、確認する人に届くか

ステップ6：社内と取引先に知らせる

社内の全員に、受け方の表と、留守番電話の確認の方法を伝えます。よく電話をくれる取引先には、案内が変わったことと、急ぎの場合の番号を知らせておくと、戸惑わせずに済みます。

案内の原稿のひな形

最小構成で必要になる案内の原稿を、ひな形としてまとめました。自社の名前や時間に書き換えて使ってください。

営業時間内のメニュー

お電話ありがとうございます。〇〇です。ご予約は1を、その他のご用件は2を押してください。

誰も出られないとき

ただいま電話に出ることができません。発信音の後に、お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください。折り返しご連絡します。

昼休み

お電話ありがとうございます。〇〇です。ただいま昼休みのため、十三時から受付を再開します。ご用件は、発信音の後にお話しください。

営業時間外

お電話ありがとうございます。〇〇です。本日の受付は終了しました。受付時間は、平日の九時から十八時までです。ご用件は、発信音の後にお話しください。翌営業日にご連絡します。

休業日

お電話ありがとうございます。〇〇です。本日は休業日です。〇月〇日から受付を再開します。ご用件は、発信音の後にお話しください。

ひな形はどれも、名乗り、今の状況、次にできること、の順に並んでいます。案内で「翌営業日にご連絡します」などと約束する場合は、本当に守れるかを社内で確認してから使いましょう。

一人で営む会社・家族経営の場合

一人で営んでいる会社や、家族だけで営んでいる会社では、電話に出られる人がさらに限られます。この場合は、次のような考え方で構成を決めます。

• 選択肢は二つまで：「急ぎの用件」と「それ以外」の二つに分けるだけでも十分です。
• 急ぎ以外はすべて留守番電話：作業中は電話に出ず、手が空いたときに留守番電話をまとめて確かめる、と決めてしまいます。
• 確認の時刻をお客様に伝える：「午前と夕方にメッセージを確認し、折り返します」と案内で伝えると、お客様は待つ目安がわかります。
• 休む日をはっきりさせる：休業日の案内を使い、休む日は電話に出ないと決めます。急ぎの用件の扱いも、休業日は別に決めておきます。

一人で営む会社にとって、電話は仕事の機会であると同時に、作業を中断させる原因でもあります。IVRで「出る電話」と「後で対応する電話」を分けることで、仕事と電話の両方を守りやすくなります。

IVRを急がなくてもよい場合

一方で、次のような場合は、IVRを急いで入れる必要はないかもしれません。

• 電話の数が少なく、ほとんどの電話にすぐ出られている
• 電話の用件がほぼ一種類で、分ける必要がない
• 留守番電話だけで、用件を十分に残してもらえている

この場合は、留守番電話の案内を「お名前、ご連絡先、ご用件をお話しください」と具体的にする、営業時間外の案内を流す、といった小さな改善から始めるとよいでしょう。電話の数や用件が増えてきたら、最小構成のIVRを検討します。

始めてから一か月の運用

最小構成のIVRを始めたら、最初の一か月は、少しだけ意識して様子を見ます。

一週目：毎日、留守番電話と着信を確認する

始めたばかりの時期は、思わぬ設定の漏れが見つかりやすい時期です。毎日、留守番電話に残ったメッセージと、出られなかった電話を確認し、「その他」に入った電話の用件もメモします。お客様から「わかりにくかった」と言われたことも書き留めておきます。

二週目：受け方の表を見直す

一週目の様子をもとに、受け方の表を見直します。特定の人に電話が集中していないか、留守番電話の確認が遅れていないかを確認し、必要なら最初に出る人や確認の時刻を変えます。

三週目：案内の言葉を見直す

間違った選択肢を選んでかけてくる電話が多ければ、選択肢の言葉がわかりにくい可能性があります。電話を受けた人が聞いた「お客様の最初のひと言」を参考に、選択肢の言葉を言い換えます。

四週目：一か月を振り返る

一か月の電話の様子を、導入前のメモと比べます。作業を中断して出た電話は減ったか、出られなかった電話の用件はわかるようになったか、休日に鳴る電話は減ったか。変わったことと、まだ困っていることを書き出し、次に直すことを一つ決めます。

電話に出たときの話し方

IVRで用件を選んでからつながった電話は、相手がすでに用件を伝えたつもりでいます。出た人が「どういったご用件でしょうか」と聞き直すと、相手は「さっき選んだのに」と感じるかもしれません。選ばれた用件に触れて出ると、会話が自然に始まります。

どの用件から来た電話かがわかるように、選択肢ごとに着信の表示を変えられる仕組みや、担当を分けて鳴らせる仕組みがあれば活用しましょう。

取引先や常連のお客様への知らせ方

いつも電話をくれる取引先や常連のお客様は、案内が変わると戸惑うことがあります。始める前に、ひとこと知らせておくと安心です。

いつもお世話になっております。〇月〇日より、弊社の電話に音声案内を導入いたします。お急ぎの修理のご依頼は1を、お見積もりやご相談は2を押していただくと、担当者に直接つながります。担当者が出られない場合は、メッセージをお残しいただければ折り返しご連絡いたします。

メールや請求書に添える、店頭に掲示する、電話の最後に口頭で伝える、など、ふだん連絡を取り合っている方法で知らせます。

広げるタイミング

最小構成で始めたIVRは、会社の成長や電話の変化にあわせて広げていきます。ただし、広げるのは「困ったことが起きたとき」で十分です。困っていないのに選択肢を増やすと、かえって電話をかけた人を迷わせます。

広げることを検討するサイン

広げた後の構成の例

前に紹介した工務店の例が、社員が増えて構成を広げた場合を考えてみます。

最初の構成（三つの選択肢）

1. 急ぎの修理
2. 見積もり・相談
3. その他

広げた後の構成（四つの選択肢と名前の呼び出し）

1. 急ぎの修理
2. 見積もり・相談
3. 工事中のお客様からのご連絡
4. 担当者のお名前がわかる方
5. その他

「その他」の電話を記録で確認したところ、工事中のお客様からの連絡が多かったため、新しい選択肢にしました。また、担当者を名指しする取引先からの電話が増えたため、名前で担当者を呼び出す入口を加えました。名前で呼び出す仕組みは、ダイヤル・バイ・ネームとはで紹介しています。

選択肢を増やしても、最初のメニューは五つ以内に収まっています。広げるときも、一度に一つずつ加え、加えるたびにテストしました。

売り込みの電話への対応

小さな会社には、営業や勧誘の電話も多くかかってきます。IVRで用件を分けると、こうした電話は「その他」に集まりやすくなります。「その他」を留守番電話にしておけば、作業を止めて出る必要がなくなり、用件を聞いてから折り返すかどうかを判断できます。ただし、「その他」にはお客様からの大切な電話が入ることもあるため、確認しないまま放置しないよう、確認の担当と時刻を決めておきましょう。

広げるときの注意

• 一度に一つずつ広げる：変更が一つなら、テストも簡単で、効果も確認しやすくなります。
• 最初のメニューは五つまで：選択肢を増やしても、最初のメニューは多くても五つ程度に抑えます。
• 変えたら知らせる：番号を覚えている常連のお客様や取引先がいる場合は、変わったことを知らせます。

記録がなくても効果は確かめられる

小さな会社では、電話の詳しい記録を取れる仕組みを使っていないこともあります。その場合でも、次のような簡単な方法で効果を確認できます。

• 導入前のメモと同じ表を、導入後にも一週間つける：用件ごとの件数、出られなかった電話の数を、前と比べます。
• 社員に聞く：「作業を中断して出る電話は減ったか」「休日に電話が鳴ることは減ったか」を、それぞれの社員に聞きます。
• 留守番電話のメッセージを数える：用件が残るようになった電話が、これまでは何も残らずに切れていた電話です。

数字が少しでも、変化の向きがわかれば、次に直すことを決める材料になります。

記録を見て判断する

広げるかどうかは、感覚ではなく記録で判断するのがおすすめです。選択肢ごとの件数、出られなかった電話の数、留守番電話の件数などを、月に一度確かめましょう。記録の読み方と改善の進め方は、IVRの分析と改善方法で解説します。

業種別の最小構成のヒント

前に紹介した三つの例のほかにも、業種ごとに最小構成の考え方があります。

美容室・サロン

施術中は手が離せないため、電話に出られないことが前提になります。予約の希望は留守番電話や折り返しの依頼で受け、施術の合間にまとめて折り返します。当日の予約の変更や遅刻の連絡は急ぎの用件として、受付の電話を鳴らします。

お電話ありがとうございます。〇〇です。本日のご予約の変更やご遅刻のご連絡は1を、新しいご予約は2を、その他は3を押してください。

飲食店

仕込みとピークの時間帯は電話に出にくくなります。営業時間や場所、駐車場の問い合わせは録音の案内で答え、予約の電話だけを店の電話につなぎます。ピークの時間帯は、予約の希望を留守番電話で受け、落ち着いてから折り返します。

ネットショップ

電話の多くは、注文済みの商品の配送や返品の問い合わせです。注文の前の相談と、注文の後の問い合わせの二つに分けるだけでも、担当を分けやすくなります。注文番号を留守番電話で話してもらうよう案内すると、折り返しの前に注文を確認できます。

不動産の仲介

物件の問い合わせと、契約中のお客様からの連絡に分けます。物件の問い合わせは、担当者が案内中で出られないことが多いため、物件名と希望の内見日時を留守番電話で話してもらいます。

小さなクリニック

予約の電話と、それ以外の問い合わせに分けるのが基本です。症状の相談など急ぎの用件は、スタッフにつなぐ選択肢を用意し、留守番電話に埋もれないようにします。休診日と診療時間外の案内は、医院として決めた内容を伝えます。

小さな会社がつまずきやすいこと

大企業のメニューをまねる

ふだん電話をかける大企業のメニューを参考にすると、選択肢が多くなりがちです。小さな会社では、電話の用件の種類も、電話に出る人の数も限られています。選択肢は二つか三つで十分です。

誰が出るかを決めない

IVRで用件を分けても、誰が出るかが決まっていなければ、電話は鳴り続けます。受け方の表を作り、最初に出る人と次に出る人を決めておきます。

留守番電話を誰も聞かない

留守番電話に用件が残るようになっても、確認する人とタイミングを決めなければ、メッセージはたまる一方です。確認の担当と時刻を決め、受け方の表に書いておきます。

代表者の携帯電話にすべてを転送する

出られない電話を代表者の携帯電話にすべて転送すると、代表者は休むことができず、外出先でも電話に追われます。転送は急ぎの用件だけに絞り、それ以外は留守番電話で受けます。

一度作ったら見直さない

会社の状況は変わります。新しいサービスを始めた、社員が増えた、営業時間を変えた。そのたびに、IVRの案内と行き先が今の状況に合っているかを確認しましょう。

準備にかかる手間の考え方

小さな会社では、IVRの準備に割ける時間も限られています。準備の手間を見積もるときは、次の作業を考えておきます。具体的な費用や条件は、サービスによって異なるため、各サービスの公式の案内で確認してください。

最小構成であれば、準備する案内も、確かめる選択肢も少なく済みます。小さく始めることは、準備の負担を小さくすることでもあります。

サービスを選ぶときの確認点

小さな会社がIVRのサービスを選ぶときは、機能の多さより、自社の最小構成を無理なく作れて、自分たちで変更できるかを重視します。比べるときに確かめたい点をまとめました。

• 管理画面で自分たちで変えられるか：選択肢、案内の文章、営業時間、休業日を、社内の人が変更できるか
• 営業時間と休業日のルール：曜日ごとの受付時間、昼休み、祝日、臨時休業を設定できるか
• 留守番電話の扱い：選択肢ごとに留守番電話を分けられるか、メッセージを誰がどこで確認できるか
• 外出先で受けられるか：パソコンのブラウザやスマートフォンで、会社の電話を受けられるか
• 電話の記録：選択肢ごとの件数や、出られなかった電話を確認できるか
• 今の電話番号：今の番号をそのまま使えるか、転送などで対応するのか
• 費用の構造：月額の費用、通話の量に応じた費用など、何に費用がかかるのか
• 試せるか：本格的に使う前に、試しに設定して電話をかけてみられるか

具体的な条件や費用は、各サービスの公式の案内で確認してください。最初から多くの機能を使う必要はありません。最小構成を作れて、困ったときに広げられるかどうかを見ておけば十分です。

AI-SNS.IO Callで始める場合

AI-SNS.IO Callでは、IVRのメニューと着信のルーティング、営業時間に合わせた切り替え、キューごとのボイスメール、メニューからの折り返しの依頼を組み合わせて、ここで紹介した最小構成を作れます。日本の電話番号の提供は準備中です。現在はデモで着信をシミュレーションして体験できます。ブラウザのソフトフォンを使えば、事務所の外でも会社の電話を受けられます。設定の手順は使い方ガイドに、現在利用できる機能は機能一覧にまとめています。

導入前と導入後の一日の比較

最小構成のIVRで、小さな会社の電話の一日がどう変わるかを、工務店を例に描いてみます。説明のための架空の例です。

導入前

• 朝、現場に向かう途中の担当者の携帯電話に、事務所からの転送で営業の電話がかかってくる
• 現場で作業中に、急ぎではない見積もりの相談の電話が鳴り、作業を止めて出る
• 昼、事務所の担当者が昼食に出ている間の電話は鳴り続けて切れ、着信の履歴だけが残る
• 夕方、着信の履歴に折り返すが、相手が出ず、用件がわからないまま
• 夜、代表者の携帯電話に、翌日でもよい問い合わせの電話がかかってくる

導入後

• 現場の担当者の電話が鳴るのは、「急ぎの修理」を選んだ電話だけになる
• 見積もりの相談は事務所の電話に届き、事務の担当者が出られなければ留守番電話に用件が残る
• 昼休みは昼休みの案内が流れ、メッセージは昼休み明けに確かめる
• 夕方、留守番電話の用件を見てから折り返すため、折り返しの電話ですぐに本題に入れる
• 夜は時間外の案内が流れ、代表者の携帯電話が鳴るのは急ぎの修理の電話だけになる

電話の数そのものが減るわけではありません。変わるのは、誰が、いつ、どの電話に出るかを選べるようになることです。選べるようになると、作業に集中する時間と、電話に向き合う時間を分けられます。その結果、作業の質も、電話での受け答えの質も上げやすくなります。

よくある質問

まとめ

小さな会社こそ、選択肢を絞ったIVRで、電話の負担を減らせます。

• 電話に出る前に用件がわかり、出られないときは用件を残してもらえる
• 選択肢は二つか三つ、最も多い用件を1番に、「その他」を必ず置く
• 営業時間のルールと組み合わせ、時間外は留守番電話、急ぎの用件だけ担当者へ
• 誰がどの電話に出るか、留守番電話を誰がいつ確認するかを、受け方の表で決める
• 広げるのは困ったことが起きたときに、一つずつ

まずは一週間、受けた電話の用件をメモするところから始めてみてください。IVRのメニューと営業時間のルールは、AI-SNS.IO Callで設定できます。アカウント登録から試してみましょう。IVRの基本はIVRとは、自動応答の全体像はAI電話受付とはをご覧ください。