Οι απομαγνητοφωνήσεις και οι συνόψεις κλήσεων ως αρχείο της ομάδας σας
Τι να περιλαμβάνει η σύνοψη μιας κλήσης και πώς να την ελέγχετε και να τη διατηρείτε, ώστε το αρχείο μετά από κάθε κλήση να είναι σύντομο και αξιόπιστο.
Ένα αίτημα που λαμβάνεται τηλεφωνικά δεν μπορεί να κοινοποιηθεί στην ομάδα αν δεν καταγραφεί. Ωστόσο, η σύνταξη μεγάλων σημειώσεων μετά από κάθε κλήση είναι βάρος. Οι απομαγνητοφωνήσεις και οι συνόψεις μειώνουν αυτή τη δουλειά.
Τρία στοιχεία που πρέπει να περιέχει μια σύνοψη
- Σκοπός: γιατί κάλεσε ο καλών
- Αποτέλεσμα: τι αποφασίστηκε κατά την κλήση
- Επόμενο βήμα: ποιος κάνει τι και έως πότε
Ένας άνθρωπος ελέγχει πάντα τη σύνοψη της ΤΝ
Μια σύνοψη ΤΝ μπορεί να παρακούσει ή να παρερμηνεύσει όσα ειπώθηκαν. Ζητήστε από κάποιον να ελέγξει τα σημαντικά στοιχεία, όπως ημερομηνίες, ποσά και ονόματα, πριν χρησιμοποιηθεί η σύνοψη ως αρχείο.
Αποφασίστε πώς χειρίζεστε τα προσωπικά δεδομένα
Οι ηχογραφήσεις και οι απομαγνητοφωνήσεις κλήσεων μπορεί να περιέχουν προσωπικά δεδομένα. Αποφασίστε εσωτερικά ποιος μπορεί να τα βλέπει και για πόσο καιρό διατηρούνται, και τηρήστε αυτούς τους κανόνες.
Χρήση στο Call
Το Call συνοψίζει τις κλήσεις με ΤΝ και προτείνει επόμενα βήματα. Ελέγξτε κάθε σύνοψη πριν τη χρησιμοποιήσετε ως αρχείο της ομάδας σας.