Puhelujen litteroinnit ja tiivistelmät tiimin kirjauksena
Mitä puhelun tiivistelmään kannattaa kirjata ja miten se tarkistetaan ja säilytetään, jotta jokaisen puhelun jälkeinen kirjaus on lyhyt ja luotettava.
Puhelimessa vastaanotettua asiaa ei voi jakaa tiimin kanssa, ellei sitä kirjata ylös. Pitkien muistiinpanojen kirjoittaminen jokaisen puhelun jälkeen on kuitenkin raskasta. Litteroinnit ja tiivistelmät keventävät tätä työtä.
Kolme asiaa, jotka tiivistelmässä pitää olla
- Tarkoitus: miksi soittaja soitti
- Lopputulos: mitä puhelun aikana päätettiin
- Seuraava vaihe: kuka tekee mitä ja mihin mennessä
Ihminen tarkistaa aina tekoälyn tiivistelmän
Tekoälyn tiivistelmä voi kuulla tai tulkita sanotun väärin. Pyydä jotakuta tarkistamaan tärkeät tiedot, kuten päivämäärät, summat ja nimet, ennen kuin tiivistelmää käytetään kirjauksena.
Päätä, miten henkilötietoja käsitellään
Puhelutallenteet ja litteroinnit voivat sisältää henkilötietoja. Päättäkää sisäisesti, kuka voi nähdä ne ja kuinka kauan niitä säilytetään, ja noudattakaa näitä sääntöjä.
Käyttö Call-palvelussa
Call tiivistää puhelut tekoälyn avulla ja ehdottaa seuraavia vaiheita. Tarkista jokainen tiivistelmä ennen kuin käytät sitä tiimisi kirjauksena.