Utiliser les transcriptions et résumés d’appels comme trace écrite de l’équipe
Que mettre dans un résumé d’appel, et comment le vérifier et le conserver, pour que la trace laissée après chaque appel soit courte et fiable.
Une demande reçue par téléphone ne peut pas être partagée avec l’équipe si elle n’est pas consignée par écrit. Or, rédiger de longues notes après chaque appel est une charge. Les transcriptions et les résumés allègent ce travail.
Trois éléments qu’un résumé doit contenir
- Objet : pourquoi la personne a appelé
- Résultat : ce qui a été décidé pendant l’appel
- Étape suivante : qui fait quoi, et pour quand
Une personne vérifie toujours un résumé produit par l’IA
Un résumé produit par l’IA peut mal entendre ou mal interpréter ce qui a été dit. Faites vérifier par quelqu’un les informations importantes, comme les dates, les montants et les noms, avant d’utiliser le résumé comme trace écrite.
Décidez comment les données personnelles sont traitées
Les enregistrements et transcriptions d’appels peuvent contenir des données personnelles. Décidez en interne qui peut y accéder et combien de temps ils sont conservés, et respectez ces règles.
L’utilisation dans Call
Call résume les appels grâce à l’IA et propose des étapes suivantes. Vérifiez chaque résumé avant de l’utiliser comme trace écrite de votre équipe.