Viisi asiaa, jotka kannattaa tehdä oikein puhelinvalikkoa (IVR) suunnitellessa
Miten päätät puhelinvalikon järjestyksen, pituuden ja poistumistien, jotta soittajat löytävät oikeaan paikkaan eksymättä.
IVR (interaktiivinen puheenvastaus) ohjaa jokaisen soittajan oikeaan paikkaan sen mukaan, mitä hän tarvitsee. Sen suunnittelu vaikuttaa paljon siihen, kuinka vaivalloinen puhelu on. Tässä viisi asiaa, jotka kannattaa tarkistaa valikkoa kirjoittaessa.
1. Pidä alku lyhyenä
Pitkä tervehdys tuntuu odottamiselta jo ennen kuin puhelu on edes alkanut. Kerro yrityksen nimi ja se, mitä soittajan pitäisi sanoa (tai valita), ja jätä yksityiskohdat myöhempiin vaiheisiin.
2. Laita yleisimmät asiat ensin
Järjestä vaihtoehdot yleisimmästä asiasta harvinaisimpaan. Katso aiemmista puhelutiedoista, mitkä asiat toistuvat useimmin, niin valikko vastaa sitä, mitä soittajat oikeasti tarvitsevat.
3. Älä tarjoa liikaa vaihtoehtoja
Ihmiset pystyvät pitämään mielessään vain muutaman vaihtoehdon kerrallaan. Yhdistä samankaltaiset asiat ja siirrä tarkemmat valinnat myöhempään vaiheeseen, niin soittajat eksyvät harvemmin.
4. Jätä aina tie ihmisen luo
Aina tulee asioita, jotka eivät sovi mihinkään vaihtoehtoon. Anna soittajan jokaisesta vaiheesta päästä puhumaan ihmisen kanssa, pyytää takaisinsoittoa tai jättää viesti vastaajaan.
5. Erota aukioloajat ja niiden ulkopuolinen aika
Päivävalikon soittaminen aukioloaikojen jälkeen soittavalle ei ratkaise mitään. Kerro aukioloajat ja tarjoa sen jälkeen vain sitä, mitä pystyt hoitamaan niiden ulkopuolella.
Käyttöönotto Call-palvelussa
Call-palvelussa IVR, puhelujen reititys ja aukioloajat määritetään konsolissa. Kun olet muuttanut valikkoa, suosittelemme soittamaan linjaan itse ja kuuntelemaan, miltä se kuulostaa.