Puhelut aukioloaikojen ulkopuolella: vastaaja ja takaisinsoitot
Miten päätät, mitä soittajat kuulevat aukioloaikojen ulkopuolella ja mitä seuraavana työpäivänä tapahtuu, jotta yksikään puhelu ei katoa.
Kun aukioloaikojen ulkopuolella tuleva puhelu vain päättyy, soittajalle ei jää mitään. Kun päätät etukäteen, miten nämä puhelut hoidetaan, myös seuraava työpäivä sujuu jouhevammin.
Aloita kertomalla aukioloajat
Aloita aukioloaikojen ulkopuolinen tiedote kertomalla aukioloajat. Jo tieto siitä, milloin soittaa uudelleen, kertoo soittajalle, mitä tehdä seuraavaksi.
Anna soittajien jättää viesti vastaajaan
Jos otat vastaan vastaajaviestejä, pyydä soittajia kertomaan nimensä, numero, johon voi soittaa takaisin, ja asiansa pääkohta, jotta sinun ei tarvitse kysyä uudelleen. Päätä, kuka kuuntelee tallenteet ja milloin.
Ota vastaan takaisinsoittopyyntöjä
Kaikki eivät halua jättää tallennetta. Toinen vaihtoehto on ottaa vastaan pelkkä takaisinsoittopyyntö, ja joku soittaa takaisin seuraavana työpäivänä.
Suunnittele seuraava työpäivä
Päätä, kuka käy aukioloaikojen ulkopuolella tulleet pyynnöt läpi heti seuraavan työpäivän alussa ja missä järjestyksessä, jotta mikään ei jää huomaamatta. Sopikaa sisäisesti etukäteen, miten kiireelliset asiat hoidetaan.
Käyttöönotto Call-palvelussa
Call-palvelussa voit määrittää jokaiselle jonolle oman vastaajan ja ottaa vastaan takaisinsoittopyyntöjä puhelinvalikon vaihtoehdosta. Aukioloaikojen ulkopuolinen tiedote noudattaa aukioloaika-asetuksiasi.