Recevoir les appels en dehors des horaires d’ouverture : messagerie vocale et rappels
Comment décider de ce que les appelants entendent en dehors des horaires d’ouverture, et de ce qui se passe le jour ouvré suivant, pour ne perdre aucun appel.
Lorsqu’un appel reçu en dehors des horaires d’ouverture se termine simplement, l’appelant repart sans rien. Si vous décidez à l’avance comment ces appels sont traités, le jour ouvré suivant se déroule aussi plus facilement.
Commencez par indiquer vos horaires d’ouverture
Ouvrez le message hors horaires par vos horaires d’ouverture. Savoir simplement quand rappeler indique déjà à l’appelant ce qu’il doit faire ensuite.
Permettez aux appelants de laisser un message vocal
Si vous acceptez les messages vocaux, demandez aux appelants d’indiquer leur nom, un numéro où les rappeler et l’essentiel de leur demande, pour ne pas avoir à le redemander. Décidez qui écoute les enregistrements, et quand.
Acceptez les demandes de rappel
Certaines personnes préfèrent ne pas laisser d’enregistrement. Une autre possibilité consiste à ne prendre qu’une demande de rappel, et à rappeler la personne le jour ouvré suivant.
Organisez le jour ouvré suivant
Décidez qui consulte les demandes reçues hors horaires dès le début du jour ouvré suivant, et dans quel ordre, pour que rien ne passe entre les mailles. Convenez en interne, à l’avance, de la façon de traiter les demandes urgentes.
La configuration dans Call
Dans Call, vous pouvez configurer une messagerie vocale pour chaque file et recevoir des demandes de rappel depuis une option de votre menu téléphonique. Le message hors horaires suit vos paramètres d’horaires d’ouverture.