استقبال المكالمات خارج ساعات العمل: البريد الصوتي ومعاودة الاتصال

عندما تنتهي مكالمة واردة خارج ساعات العمل ببساطة، لا يبقى للمتصل شيء. وإذا قررت مسبقًا كيفية التعامل مع المكالمات خارج ساعات العمل، فسيسير يوم العمل التالي بسلاسة أكبر أيضًا.

ابدأ بذكر ساعات العمل

افتتح رسالة ما بعد ساعات العمل بذكر ساعات عملك. فمجرد معرفة موعد معاودة الاتصال يُخبر المتصل بما عليه فعله بعد ذلك.

اسمح للمتصلين بترك رسالة صوتية

إذا كنت تستقبل الرسائل الصوتية، فاطلب من المتصلين ذكر أسمائهم ورقم لمعاودة الاتصال بهم والنقطة الأساسية في طلبهم، حتى لا تضطر إلى السؤال مرة أخرى. وحدد من يستمع إلى التسجيلات ومتى.

استقبل طلبات معاودة الاتصال

يفضّل بعض الناس عدم ترك تسجيل. ومن الخيارات الأخرى استقبال طلب معاودة الاتصال فقط، على أن يعاود أحدهم الاتصال في يوم العمل التالي.

خطّط ليوم العمل التالي

حدد من يراجع الطلبات الواردة خارج ساعات العمل في بداية يوم العمل التالي، وبأي ترتيب، حتى لا يفوتكم شيء. واتفقوا داخليًا مسبقًا على كيفية التعامل مع الطلبات العاجلة.

الإعداد في Call

في Call، يمكنك إعداد صندوق بريد صوتي لكل قائمة انتظار، واستقبال طلبات معاودة الاتصال من خيار في قائمتك الهاتفية. وتتبع رسالة ما بعد ساعات العمل إعدادات ساعات العمل لديك.