Звонки в нерабочее время: голосовая почта и обратные звонки
Как решить, что слышат звонящие в нерабочее время и что происходит на следующий рабочий день, чтобы ни один звонок не потерялся.
Когда звонок, поступивший в нерабочее время, просто обрывается, у звонящего ничего не остаётся. Если заранее решить, как обрабатываются звонки в нерабочее время, следующий рабочий день тоже пройдёт спокойнее.
Начните с часов работы
Начинайте сообщение для нерабочего времени с ваших часов работы. Одно лишь знание того, когда перезвонить, подсказывает звонящему, что делать дальше.
Дайте возможность оставить голосовое сообщение
Если вы принимаете голосовые сообщения, попросите звонящих назвать имя, номер для обратного звонка и суть обращения, чтобы не пришлось переспрашивать. Решите, кто и когда прослушивает записи.
Принимайте заявки на обратный звонок
Некоторые люди предпочитают не оставлять запись. Ещё один вариант — принимать только заявку на обратный звонок, а на следующий рабочий день сотрудник перезванивает.
Спланируйте следующий рабочий день
Решите, кто в начале следующего рабочего дня первым проверяет обращения, поступившие в нерабочее время, и в каком порядке, чтобы ничего не упустить. Заранее договоритесь внутри компании, как обрабатываются срочные обращения.
Настройка в Call
В Call можно настроить голосовой ящик для каждой очереди и принимать заявки на обратный звонок через вариант в голосовом меню. Сообщение для нерабочего времени следует вашим настройкам часов работы.