영업시간 외 전화를 받는 법: 음성사서함과 콜백

영업시간 외에 걸려 온 전화가 그대로 끊기면 발신자에게는 아무것도 남지 않습니다. 영업시간 외 전화를 받는 방법을 미리 정해 두면 다음 영업일의 대응도 수월해집니다.

먼저 영업시간을 분명히 알리기

영업시간 외 안내는 영업시간으로 시작하세요. 언제 다시 걸면 되는지만 알아도 발신자는 다음에 무엇을 할지 알 수 있습니다.

음성사서함에 용건 남기기

음성사서함을 받는다면 이름, 회신받을 전화번호, 용건의 요점을 말해 달라고 안내하세요. 그러면 다시 물어볼 일이 줄어듭니다. 녹음을 누가 언제 확인할지도 정해 두세요.

콜백 요청 받기

녹음을 남기기 부담스러워하는 사람도 있습니다. 콜백 요청만 받고 다음 영업일에 담당자가 연락하는 방식도 선택지가 됩니다.

다음 영업일의 흐름 정하기

영업시간 외에 받은 용건은 다음 영업일 업무 시작 때 누가 어떤 순서로 확인할지 정해 두면 누락을 막기 쉽습니다. 급한 용건을 어떻게 처리할지도 미리 사내에서 합의해 두세요.

Call에서 설정하기

Call에서는 큐마다 음성사서함을 설정하고, 자동 응답의 선택지에서 콜백 요청을 받을 수 있습니다. 영업시간 외 안내는 영업시간 설정에 맞춰 전환됩니다.