Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten: Sprachnachricht und Rückruf
Wie Sie festlegen, was Anrufende außerhalb der Geschäftszeiten hören und was am nächsten Geschäftstag passiert, damit kein Anruf verloren geht.
Wenn ein Anruf außerhalb der Geschäftszeiten einfach endet, bleibt der anrufenden Person nichts. Wenn Sie vorab festlegen, wie solche Anrufe behandelt werden, läuft auch der nächste Geschäftstag reibungsloser.
Nennen Sie zuerst Ihre Geschäftszeiten
Beginnen Sie die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten mit Ihren Geschäftszeiten. Allein zu wissen, wann ein erneuter Anruf sinnvoll ist, zeigt der anrufenden Person, was sie als Nächstes tun kann.
Lassen Sie Anrufende eine Sprachnachricht hinterlassen
Wenn Sie Sprachnachrichten annehmen, bitten Sie Anrufende, ihren Namen, eine Rückrufnummer und den Kern ihres Anliegens zu nennen, damit Sie nicht noch einmal nachfragen müssen. Legen Sie fest, wer die Aufnahmen wann abhört.
Nehmen Sie Rückrufwünsche entgegen
Manche möchten lieber keine Aufnahme hinterlassen. Eine weitere Möglichkeit ist, nur einen Rückrufwunsch aufzunehmen und am nächsten Geschäftstag zurückzurufen.
Planen Sie den nächsten Geschäftstag
Legen Sie fest, wer die Anliegen von außerhalb der Geschäftszeiten am nächsten Geschäftstag als Erstes prüft und in welcher Reihenfolge, damit nichts untergeht. Stimmen Sie intern im Voraus ab, wie mit dringenden Anliegen umgegangen wird.
Einrichtung in Call
In Call können Sie für jede Warteschlange eine Mailbox einrichten und Rückrufwünsche über eine Option in Ihrem Telefonmenü entgegennehmen. Die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten richtet sich nach Ihren Einstellungen für die Geschäftszeiten.