営業時間外の電話をどう受けるか：留守番電話と折り返しの考え方

営業時間外にかかってきた電話は、そのまま切れてしまうと、かけてきた人には何も残りません。時間外の受け方を先に決めておけば、翌営業日の対応もスムーズになります。

まず営業時間をはっきり伝える

時間外の案内では、最初に営業時間を伝えます。いつかけ直せばよいかが分かるだけで、かけてきた人の次の行動が決まります。

留守番電話で用件を残してもらう

用件を録音してもらう場合は、名前、折り返し先の電話番号、用件の要点を話してもらうよう案内すると、聞き返しが減ります。録音を誰がいつ確認するかも決めておきましょう。

折り返しの依頼を受け付ける

録音を残すのが負担な人もいます。折り返しの依頼だけを受け付けて、翌営業日に担当者から連絡する流れも選択肢になります。

翌営業日の流れを決めておく

時間外に受けた用件は、翌営業日の最初に確認する担当者と順番を決めておくと、対応が漏れにくくなります。急ぎの用件の扱いも、あらかじめ社内で話し合っておきましょう。

Callでの設定

Callでは、キューごとの留守番電話と、自動応答の選択肢からの折り返し依頼の受け付けを設定できます。営業時間外の案内も、営業時間の設定に合わせて切り替えられます。