Opkald uden for åbningstiden: talebesked og opringning
Sådan beslutter du, hvad de, der ringer, hører uden for åbningstiden, og hvad der sker den næste hverdag, så intet opkald går tabt.
Når et opkald uden for åbningstiden bare slutter, står den, der ringer, tilbage med ingenting. Hvis I på forhånd beslutter, hvordan opkald uden for åbningstiden håndteres, glider den næste hverdag også lettere.
Start med at oplyse åbningstiden
Indled beskeden uden for åbningstiden med jeres åbningstider. Alene det at vide, hvornår man kan ringe igen, fortæller den, der ringer, hvad næste skridt er.
Lad de, der ringer, lægge en talebesked
Hvis I tager imod talebeskeder, så bed de, der ringer, om at sige deres navn, et nummer, I kan ringe tilbage på, og hovedpunktet i deres henvendelse, så I ikke behøver spørge igen. Beslut, hvem der lytter til optagelserne, og hvornår.
Tag imod ønsker om opringning
Nogle vil helst ikke lægge en optagelse. En anden mulighed er kun at tage imod et ønske om opringning og så ringe tilbage den næste hverdag.
Planlæg den næste hverdag
Beslut, hvem der først på den næste hverdag gennemgår henvendelser fra uden for åbningstiden, og i hvilken rækkefølge, så intet bliver glemt. Aftal internt på forhånd, hvordan hastende henvendelser håndteres.
Sådan sætter du det op i Call
I Call kan du oprette en telefonsvarer for hver kø og tage imod ønsker om opringning via en valgmulighed i din telefonmenu. Beskeden uden for åbningstiden følger dine indstillinger for åbningstider.