Gestire le chiamate fuori orario: segreteria e richiamate
Come decidere cosa sente chi chiama fuori orario, e cosa succede il giorno lavorativo successivo, così nessuna chiamata va persa.
Quando una chiamata arrivata fuori orario si chiude e basta, a chi ha chiamato non resta nulla. Se decidi in anticipo come gestire le chiamate fuori orario, anche il giorno lavorativo successivo procede in modo più semplice.
Inizia comunicando l’orario di apertura
Apri il messaggio fuori orario con l’orario di apertura. Sapere semplicemente quando richiamare dice già a chi chiama cosa fare dopo.
Permetti a chi chiama di lasciare un messaggio in segreteria
Se accetti messaggi in segreteria, chiedi a chi chiama di indicare il proprio nome, un numero a cui essere richiamato e il punto principale della richiesta, così non dovrai chiederlo di nuovo. Decidi chi ascolta le registrazioni, e quando.
Accetta le richieste di richiamata
Alcune persone preferiscono non lasciare una registrazione. Un’altra possibilità è accettare solo una richiesta di richiamata, con qualcuno che richiama il giorno lavorativo successivo.
Pianifica il giorno lavorativo successivo
Decidi chi controlla per primo le richieste arrivate fuori orario all’inizio del giorno lavorativo successivo, e in quale ordine, così nulla sfugge. Concorda in anticipo, internamente, come gestire le richieste urgenti.
Come configurarlo in Call
In Call puoi configurare una casella di segreteria per ogni coda e accettare richieste di richiamata da un’opzione del tuo menu telefonico. Il messaggio fuori orario segue le impostazioni dell’orario di apertura.