Hovory mimo pracovní dobu: hlasová schránka a zpětné zavolání
Jak určit, co volající uslyší mimo pracovní dobu a co se stane další pracovní den, aby se žádný hovor neztratil.
Když hovor přijatý mimo pracovní dobu prostě skončí, volajícímu nezůstane nic. Pokud si předem určíte, jak se s hovory mimo pracovní dobu naloží, proběhne hladčeji i další pracovní den.
Začněte uvedením pracovní doby
Hlášení mimo pracovní dobu začněte vaší pracovní dobou. Už jen to, že volající ví, kdy zavolat znovu, mu řekne, co dělat dál.
Umožněte volajícím zanechat hlasovou zprávu
Pokud přijímáte hlasové zprávy, požádejte volající, aby uvedli své jméno, číslo pro zpětné zavolání a hlavní bod svého požadavku, abyste se nemuseli doptávat. Určete, kdo nahrávky poslouchá a kdy.
Přijímejte žádosti o zpětné zavolání
Někteří lidé nechtějí nechávat nahrávku. Další možností je přijmout jen žádost o zpětné zavolání a další pracovní den volajícímu zavolat zpět.
Naplánujte další pracovní den
Určete, kdo další pracovní den hned ráno projde požadavky přijaté mimo pracovní dobu a v jakém pořadí, aby nic nezapadlo. Předem se interně domluvte, jak se naloží s naléhavými požadavky.
Nastavení v Call
V Call můžete pro každou frontu nastavit hlasovou schránku a přijímat žádosti o zpětné zavolání přes možnost v telefonním menu. Hlášení mimo pracovní dobu se řídí vaším nastavením pracovní doby.