Gesprekken buiten kantooruren: voicemail en terugbellen
Hoe je bepaalt wat bellers buiten kantooruren horen, en wat er de volgende werkdag gebeurt, zodat er geen gesprek verloren gaat.
Als een gesprek dat buiten kantooruren binnenkomt gewoon eindigt, blijft de beller met lege handen achter. Als je vooraf bepaalt hoe gesprekken buiten kantooruren worden afgehandeld, verloopt de volgende werkdag ook soepeler.
Begin met het noemen van je kantooruren
Open het bericht buiten kantooruren met je kantooruren. Alleen al weten wanneer ze terug kunnen bellen, vertelt de beller wat de volgende stap is.
Laat bellers een voicemail inspreken
Als je voicemail aanneemt, vraag bellers dan hun naam, een terugbelnummer en de kern van hun vraag in te spreken, zodat je niet opnieuw hoeft te vragen. Bepaal wie de opnames beluistert, en wanneer.
Neem terugbelverzoeken aan
Sommige mensen spreken liever geen bericht in. Alleen een terugbelverzoek aannemen, waarna iemand de volgende werkdag terugbelt, is ook een optie.
Plan de volgende werkdag
Bepaal wie de verzoeken van buiten kantooruren aan het begin van de volgende werkdag als eerste bekijkt, en in welke volgorde, zodat er niets doorheen glipt. Spreek intern vooraf af hoe dringende verzoeken worden afgehandeld.
Instellen in Call
In Call stel je per wachtrij een voicemailbox in en neem je terugbelverzoeken aan via een optie in je keuzemenu. Het bericht buiten kantooruren volgt je instellingen voor kantooruren.