Ta emot samtal utanför öppettider: röstbrevlåda och återuppringningar
Hur du bestämmer vad uppringare hör utanför öppettiderna och vad som händer nästa arbetsdag, så att inget samtal går förlorat.
När ett samtal som kommer in utanför öppettiderna bara avslutas står uppringaren tomhänt. Om du i förväg bestämmer hur samtal utanför öppettiderna hanteras går även nästa arbetsdag smidigare.
Börja med att ange era öppettider
Inled meddelandet utanför öppettiderna med era öppettider. Bara att veta när man kan ringa tillbaka talar om för uppringaren vad hen ska göra härnäst.
Låt uppringare lämna ett röstmeddelande
Om du tar emot röstmeddelanden, be uppringarna att säga sitt namn, ett nummer att ringa tillbaka till och huvudpunkten i sitt ärende, så att du inte behöver fråga igen. Bestäm vem som lyssnar på inspelningarna, och när.
Ta emot förfrågningar om återuppringning
Vissa vill hellre inte lämna en inspelning. Ett annat alternativ är att bara ta emot en förfrågan om återuppringning och låta någon ringa tillbaka nästa arbetsdag.
Planera nästa arbetsdag
Bestäm vem som går igenom ärendena från tiden utanför öppettiderna först av allt nästa arbetsdag, och i vilken ordning, så att inget faller mellan stolarna. Kom överens internt i förväg om hur brådskande ärenden hanteras.
Så ställer du in det i Call
I Call kan du ställa in en röstbrevlåda för varje kö och ta emot förfrågningar om återuppringning via ett alternativ i telefonmenyn. Meddelandet utanför öppettiderna följer dina inställningar för öppettider.