Limang bagay na dapat tama kapag nagdidisenyo ka ng phone menu (IVR)

Ang IVR (interactive voice response) ay gumagabay sa bawat tumatawag papunta sa tamang lugar para sa kailangan nila. Malaki ang epekto ng disenyo nito sa hirap ng isang tawag. Narito ang limang bagay na dapat suriin kapag isinusulat mo ang iyong menu.

1. Panatilihing maikli ang simula

Ang mahabang pagbati ay parang paghihintay bago pa man magsimula ang tawag. Sabihin ang pangalan ng kompanya at kung ano ang dapat sabihin (o piliin) ng tumatawag, at iwanan ang mga detalye para sa mga susunod na hakbang.

2. Unahin ang mga pinakakaraniwang pakay

Ayusin ang mga opsiyon mula sa pinakamadalas na pakay hanggang sa pinakabihira. Tingnan ang iyong mga nakaraang talaan ng tawag para makita kung aling mga pakay ang pinakamadalas, at tutugma ang menu sa talagang kailangan ng mga tumatawag.

3. Huwag mag-alok ng masyadong maraming opsiyon

Iilang opsiyon lang ang kayang tandaan ng tao nang sabay-sabay. Pagsamahin ang magkakatulad na pakay at ilipat ang mas detalyadong pagpili sa susunod na hakbang, para mas malamang na hindi maligaw ang mga tumatawag.

4. Laging mag-iwan ng paraan para makausap ang isang tao

Laging may mga pakay na hindi tumutugma sa anumang opsiyon. Mula sa bawat hakbang, hayaang makausap ng tumatawag ang isang tao, humiling ng callback, o mag-iwan ng voicemail.

5. Paghiwalayin ang oras ng negosyo at ang labas nito

Walang nalulutas kung ipaparinig ang pang-araw na menu sa taong tumawag sa labas ng oras ng negosyo. Sabihin sa kanila ang iyong oras ng negosyo, saka ialok lamang ang kaya mong asikasuhin sa labas nito.

Pag-set up nito sa Call

Sa Call, sine-set up mo ang IVR, routing ng tawag, at oras ng negosyo mula sa console. Pagkatapos mong baguhin ang menu, inirerekomenda naming tawagan mo mismo ang linya para marinig kung paano ito tunog.