Lima perkara yang perlu betul semasa mereka bentuk menu telefon (IVR)
Cara menentukan susunan, panjang dan jalan keluar menu telefon anda, supaya pemanggil sampai ke tempat yang betul tanpa sesat.
IVR (respons suara interaktif) membimbing setiap pemanggil ke tempat yang betul untuk keperluan mereka. Reka bentuknya memberi perbezaan besar kepada usaha yang diperlukan dalam sesuatu panggilan. Berikut lima perkara untuk disemak semasa anda menulis menu.
1. Pastikan pembukaan ringkas
Ucapan aluan yang panjang terasa seperti menunggu sebelum panggilan bermula. Sebut nama syarikat dan apa yang perlu disebut (atau dipilih) oleh pemanggil, dan tinggalkan butiran untuk langkah seterusnya.
2. Letakkan permintaan yang paling kerap dahulu
Susun pilihan daripada permintaan paling kerap kepada paling jarang. Lihat rekod panggilan lepas untuk mengetahui permintaan yang paling banyak, dan menu akan sepadan dengan keperluan sebenar pemanggil.
3. Jangan tawarkan terlalu banyak pilihan
Orang hanya boleh mengingati beberapa pilihan pada satu masa. Kumpulkan permintaan yang serupa dan alihkan pilihan yang lebih terperinci ke langkah seterusnya, maka pemanggil kurang mudah sesat.
4. Sentiasa sediakan jalan untuk bercakap dengan seseorang
Akan sentiasa ada permintaan yang tidak sesuai dengan mana-mana pilihan. Dari setiap langkah, benarkan pemanggil bercakap dengan seseorang, meminta panggilan balik atau meninggalkan mel suara.
5. Asingkan waktu perniagaan daripada luar waktu perniagaan
Memainkan menu siang hari kepada orang yang menelefon di luar waktu perniagaan tidak menyelesaikan apa-apa. Beritahu waktu perniagaan anda, kemudian tawarkan hanya perkara yang boleh anda uruskan di luar waktu itu.
Menyediakannya dalam Call
Dalam Call, anda menyediakan IVR, penghalaan panggilan dan waktu perniagaan dari konsol. Selepas menukar menu, kami mengesyorkan anda menelefon talian itu sendiri untuk mendengar bunyinya.