Fem ting, du skal have styr på, når du designer en telefonmenu (IVR)
Sådan beslutter du rækkefølgen, længden og vejen ud af din telefonmenu, så de, der ringer, når det rette sted uden at fare vild.
En IVR (interactive voice response, automatisk talesvar) guider hver person, der ringer, hen til det rette sted for det, de har brug for. Hvordan den er designet, gør en stor forskel for, hvor meget besvær et opkald kræver. Her er fem ting, du bør tjekke, når du skriver din menu.
1. Hold indledningen kort
En lang velkomst føles som ventetid, før samtalen overhovedet er begyndt. Sig virksomhedens navn og hvad den, der ringer, skal sige (eller vælge), og gem detaljerne til senere trin.
2. Sæt de mest almindelige henvendelser først
Sortér valgmulighederne fra den hyppigste henvendelse til den mindst hyppige. Se på jeres tidligere opkaldsregistreringer for at finde ud af, hvilke henvendelser der kommer oftest, så menuen passer til det, de der ringer, faktisk har brug for.
3. Tilbyd ikke for mange valgmuligheder
Man kan kun huske nogle få valgmuligheder ad gangen. Saml lignende henvendelser, og flyt de mere detaljerede valg til et senere trin, så farer de, der ringer, sjældnere vild.
4. Lad der altid være en vej til en person
Der vil altid være henvendelser, der ikke passer til nogen valgmulighed. Lad de, der ringer, komme igennem til en person, bede om at blive ringet op eller lægge en talebesked fra hvert trin.
5. Adskil åbningstid og tiden uden for åbningstid
Det løser ikke noget at afspille dagmenuen for en, der ringer uden for åbningstiden. Fortæl jeres åbningstider, og tilbyd derefter kun det, I kan tage jer af uden for dem.
Sådan sætter du det op i Call
I Call sætter du IVR, viderestilling af opkald og åbningstider op fra konsollen. Når du har ændret menuen, anbefaler vi, at du selv ringer til nummeret for at høre, hvordan det lyder.