Pet stvari koje trebate dobro postaviti kada osmišljavate telefonski izbornik (IVR)
Kako odrediti redoslijed, duljinu i izlaz iz telefonskog izbornika kako bi pozivatelji stigli na pravo mjesto bez lutanja.
IVR (interaktivni glasovni odziv) upućuje svakog pozivatelja na pravo mjesto prema onome što mu treba. Način na koji je osmišljen uvelike utječe na to koliko truda poziv zahtijeva. Evo pet stvari koje treba provjeriti kada pišete izbornik.
1. Neka uvod bude kratak
Dugi pozdrav djeluje kao čekanje i prije nego što je poziv uopće počeo. Recite naziv tvrtke i što pozivatelj treba reći (ili odabrati), a pojedinosti ostavite za kasnije korake.
2. Najčešće zahtjeve stavite na prvo mjesto
Poredajte opcije od najčešćeg zahtjeva do najrjeđeg. Pogledajte evidenciju prošlih poziva da vidite koji se zahtjevi najčešće javljaju, pa će izbornik odgovarati onome što pozivateljima stvarno treba.
3. Ne nudite previše opcija
Ljudi mogu istodobno zapamtiti samo nekoliko opcija. Grupirajte slične zahtjeve i preciznije izbore premjestite u kasniji korak pa će se pozivatelji rjeđe izgubiti.
4. Uvijek ostavite put do osobe
Uvijek će biti zahtjeva koji ne odgovaraju nijednoj opciji. Iz svakog koraka omogućite pozivateljima da dođu do osobe, zatraže povratni poziv ili ostave poruku u govornoj pošti.
5. Odvojite radno vrijeme od vremena izvan njega
Puštanje dnevnog izbornika nekome tko zove izvan radnog vremena ništa ne rješava. Recite mu svoje radno vrijeme, a zatim ponudite samo ono što možete riješiti izvan njega.
Postavljanje u usluzi Call
U usluzi Call IVR, usmjeravanje poziva i radno vrijeme postavljate iz konzole. Nakon što promijenite izbornik, preporučujemo da sami nazovete liniju i poslušate kako zvuči.