Fem saker att få rätt när du utformar en telefonmeny (IVR)
Hur du bestämmer ordningen, längden och vägen ut ur din telefonmeny, så att uppringare når rätt ställe utan att gå vilse.
En IVR (interaktivt röstsvar) leder varje uppringare till rätt ställe utifrån vad hen behöver. Hur den är utformad gör stor skillnad för hur mycket ansträngning ett samtal kräver. Här är fem saker att kontrollera när du skriver din meny.
1. Håll inledningen kort
En lång hälsning känns som att vänta innan samtalet ens har börjat. Säg företagets namn och vad uppringaren ska säga (eller välja), och spara detaljerna till senare steg.
2. Lägg de vanligaste ärendena först
Ordna alternativen från det vanligaste ärendet till det minst vanliga. Titta i tidigare samtalsloggar för att se vilka ärenden som förekommer mest, så matchar menyn det uppringarna faktiskt behöver.
3. Erbjud inte för många alternativ
Man kan bara hålla några få alternativ i huvudet samtidigt. Gruppera liknande ärenden och flytta mer detaljerade val till ett senare steg, så går uppringarna mindre ofta vilse.
4. Lämna alltid en väg till en person
Det kommer alltid att finnas ärenden som inte passar något alternativ. Låt uppringare från varje steg nå en person, be om återuppringning eller lämna ett meddelande i röstbrevlådan.
5. Skilj på öppettider och tiden utanför dem
Att spela upp dagmenyn för någon som ringer utanför öppettiderna löser ingenting. Berätta vilka era öppettider är och erbjud sedan bara det ni kan hantera utanför dem.
Så ställer du in det i Call
I Call ställer du in IVR, samtalsdirigering och öppettider i konsolen. När du har ändrat menyn rekommenderar vi att du själv ringer linjen och lyssnar på hur den låter.