Telefon menüsü (IVR) tasarlarken doğru yapılması gereken beş şey
Arayanların kaybolmadan doğru yere ulaşması için telefon menünüzün sırasını, uzunluğunu ve çıkış yolunu nasıl belirleyeceğiniz.
IVR (etkileşimli sesli yanıt), her arayanı ihtiyacına göre doğru yere yönlendirir. Nasıl tasarlandığı, bir çağrının ne kadar çaba gerektirdiğinde büyük fark yaratır. Menünüzü yazarken kontrol etmeniz gereken beş şey şunlardır.
1. Girişi kısa tutun
Uzun bir karşılama, çağrı daha başlamadan beklemek gibi hissettirir. Şirket adını ve arayanın ne söylemesi (veya seçmesi) gerektiğini söyleyin, ayrıntıları sonraki adımlara bırakın.
2. En sık gelen talepleri başa koyun
Seçenekleri en sık gelen talepten en az gelene doğru sıralayın. Hangi taleplerin en çok geldiğini görmek için geçmiş çağrı kayıtlarınıza bakın; böylece menü, arayanların gerçekte ihtiyaç duyduğu şeyle örtüşür.
3. Çok fazla seçenek sunmayın
İnsanlar aynı anda yalnızca birkaç seçeneği akılda tutabilir. Benzer talepleri gruplayın ve daha ayrıntılı seçimleri sonraki bir adıma taşıyın; böylece arayanların kaybolma olasılığı azalır.
4. Bir kişiye ulaşma yolunu her zaman açık bırakın
Hiçbir seçeneğe uymayan talepler her zaman olacaktır. Her adımdan arayanların bir kişiye ulaşmasına, geri arama istemesine veya sesli mesaj bırakmasına izin verin.
5. Çalışma saatleri içini ve dışını ayırın
Çalışma saatleri dışında arayan birine gündüz menüsünü dinletmek hiçbir şeyi çözmez. Çalışma saatlerinizi söyleyin, ardından yalnızca bu saatler dışında halledebileceğiniz şeyleri sunun.
Call'da kurulum
Call'da IVR'ı, çağrı yönlendirmeyi ve çalışma saatlerini konsoldan ayarlarsınız. Menüyü değiştirdikten sonra nasıl duyulduğunu dinlemek için hattı kendiniz aramanızı öneririz.