Cinci lucruri de făcut corect când proiectezi un meniu telefonic (IVR)
Cum stabilești ordinea, lungimea și ieșirea din meniul telefonic, astfel încât apelanții să ajungă la locul potrivit fără să se rătăcească.
Un IVR (răspuns vocal interactiv) îndrumă fiecare apelant către locul potrivit pentru ceea ce are nevoie. Modul în care este proiectat contează mult pentru efortul pe care îl presupune un apel. Iată cinci lucruri de verificat când îți scrii meniul.
1. Păstrează deschiderea scurtă
Un salut lung pare o așteptare înainte ca apelul să fi început. Spune numele companiei și ce ar trebui să spună (sau să aleagă) apelantul, iar detaliile lasă-le pentru pașii următori.
2. Pune întâi solicitările cele mai frecvente
Ordonează opțiunile de la solicitarea cea mai frecventă la cea mai rară. Uită-te în evidența apelurilor anterioare ca să vezi ce solicitări apar cel mai des, iar meniul se va potrivi cu ceea ce au nevoie de fapt apelanții.
3. Nu oferi prea multe opțiuni
Oamenii pot reține doar câteva opțiuni deodată. Grupează solicitările asemănătoare și mută alegerile mai detaliate într-un pas ulterior, iar apelanții se vor rătăci mai rar.
4. Lasă mereu o cale către un om
Vor exista mereu solicitări care nu se potrivesc cu nicio opțiune. Din fiecare pas, permite apelanților să ajungă la o persoană, să ceară un apel de revenire sau să lase un mesaj vocal.
5. Separă programul de lucru de perioada din afara lui
Redarea meniului de zi pentru cineva care sună în afara programului nu rezolvă nimic. Spune-i programul de lucru, apoi oferă doar ceea ce poți rezolva în afara lui.
Configurarea în Call
În Call, configurezi IVR-ul, direcționarea apelurilor și programul de lucru din consolă. După ce modifici meniul, îți recomandăm să suni chiar tu pe linie ca să auzi cum sună.