தொலைபேசிப் பட்டியை (IVR) வடிவமைக்கும்போது சரியாகச் செய்ய வேண்டிய ஐந்து விஷயங்கள்

IVR (ஊடாடும் குரல் பதில்) ஒவ்வோர் அழைப்பவரையும் அவருடைய தேவைக்கு ஏற்ற சரியான இடத்திற்கு வழிநடத்துகிறது. அது எப்படி வடிவமைக்கப்படுகிறது என்பதைப் பொறுத்து, ஓர் அழைப்புக்குத் தேவைப்படும் முயற்சி பெரிதும் மாறுகிறது. உங்கள் பட்டியை எழுதும்போது சரிபார்க்க வேண்டிய ஐந்து விஷயங்கள் இதோ.

1. தொடக்கத்தைச் சுருக்கமாக வையுங்கள்

நீண்ட வரவேற்பு, அழைப்பு தொடங்குவதற்கு முன்பே காத்திருப்பது போல் தோன்றும். நிறுவனத்தின் பெயரையும், அழைப்பவர் என்ன சொல்ல வேண்டும் (அல்லது தேர்வு செய்ய வேண்டும்) என்பதையும் மட்டும் சொல்லுங்கள்; விவரங்களை அடுத்த படிகளுக்கு விட்டுவிடுங்கள்.

2. அடிக்கடி வரும் கோரிக்கைகளை முதலில் வையுங்கள்

விருப்பங்களை அதிகம் வரும் கோரிக்கையிலிருந்து குறைவாக வருவது வரை வரிசைப்படுத்துங்கள். எந்தக் கோரிக்கைகள் அதிகம் வருகின்றன என்பதைப் பார்க்க முந்தைய அழைப்புப் பதிவுகளைப் பாருங்கள்; அப்போது பட்டி, அழைப்பவர்களுக்கு உண்மையில் தேவைப்படுவதுடன் பொருந்தும்.

3. அதிகமான விருப்பங்களை வழங்காதீர்கள்

ஒரே நேரத்தில் சில விருப்பங்களை மட்டுமே மனதில் வைத்திருக்க முடியும். ஒத்த கோரிக்கைகளை ஒன்றாகக் குழுவாக்கி, நுணுக்கமான தேர்வுகளை அடுத்த படிக்கு நகர்த்தினால், அழைப்பவர்கள் வழிதவறுவது குறையும்.

4. ஒருவரை அடையும் வழியை எப்போதும் வையுங்கள்

எந்த விருப்பத்திற்கும் பொருந்தாத கோரிக்கைகள் எப்போதும் இருக்கும். ஒவ்வொரு படியிலிருந்தும் அழைப்பவர்கள் ஒருவரைத் தொடர்புகொள்ளவோ, திரும்ப அழைக்கக் கோரவோ, குரல் அஞ்சல் விடவோ வாய்ப்பளியுங்கள்.

5. வேலை நேரத்தையும் வேலை நேரத்திற்குப் பிறகான நேரத்தையும் பிரியுங்கள்

வேலை நேரத்திற்குப் பிறகு அழைப்பவருக்குப் பகல்நேரப் பட்டியை ஒலிக்கச் செய்வதால் எதுவும் தீர்வதில்லை. உங்கள் வேலை நேரத்தைச் சொல்லிவிட்டு, அந்த நேரத்திற்கு வெளியே நீங்கள் கவனிக்கக்கூடியவற்றை மட்டுமே வழங்குங்கள்.

Call-இல் அமைத்தல்

Call-இல், IVR, அழைப்பு வழிநடத்தல், வேலை நேரம் ஆகியவற்றைக் கன்சோலிலிருந்து அமைக்கலாம். பட்டியை மாற்றிய பிறகு, அது எப்படி ஒலிக்கிறது என்று கேட்க நீங்களே அந்த இணைப்பை அழைத்துப் பார்க்கப் பரிந்துரைக்கிறோம்.