Préparer des rappels de rendez-vous
Désactivé jusqu’à ce qu’un opérateur l’active
Rédiger un rappel pour les rendez-vous sélectionnés, vérifier qui le recevrait, et le mettre en file maintenant ou avant chaque rendez-vous.
Où le trouver
Appels › Calendrier › Envoyer un rappel
Ouvrir cet écranÉtapes
- Ouvrez 📞 Appels › Calendrier, cliquez sur un jour et cochez les rendez-vous (ou cliquez sur « Tout sélectionner »).
- Cliquez sur « Envoyer un rappel ».
- Choisissez une formulation enregistrée sous « Modèle » si vous en avez une, ou modifiez le « Message ». {name}, {service}, {date} et {time} sont remplis pour chaque rendez-vous.
- Vérifiez l’aperçu : combien de personnes recevront le message, combien de segments, et qui n’a pas de numéro de téléphone.
- Cliquez sur « Envoyer maintenant » pour le mettre en file tout de suite, ou saisissez des délais comme 24h,2h sous « Ou envoyez automatiquement, avant le rendez-vous » puis cliquez sur « Planifier des rappels ».
Réglages de cet écran
| Paramètre | Ce qu’il fait | Par défaut |
|---|---|---|
| Modèle | Des formulations enregistrées à partir desquelles commencer. | — |
| Message | Le texte du rappel avec des champs de fusion. | Hi {name}, this is a reminder about your {service} on {date} at {time}. Reply if anything changes. |
| Ou envoyez automatiquement, avant le rendez-vous | Délais avant l’heure de début, comme 24h, 90m ou 2d, séparés par des virgules. | 24h,2h |
| {confirm}, {reschedule}, {cancel} | Placez-les dans le message pour donner au client un lien lui permettant de confirmer, déplacer ou annuler le rendez-vous lui-même. | — |
| Enregistrer cette formulation sous… / Enregistrer le modèle | Enregistre le message comme modèle (administrateurs et responsables). | — |
Dépannage
L’aperçu signale qu’aucune valeur ne remplit un champ.
Un nom de champ entre accolades est inconnu et serait envoyé tel quel. Corrigez son orthographe ou supprimez-le.
Il est indiqué que certains rendez-vous n’ont pas de numéro de téléphone.
Ces rendez-vous sont ignorés. Ajoutez un numéro avec « Modifier ».
Il est indiqué que certains rappels sont déjà dans le passé.
Un délai qui tombe avant maintenant n’est pas mis en file pour ce rendez-vous.
Le message « Aucune URL publique n'est définie, les liens des rappels ne mènent donc nulle part. Définissez-la dans Téléphonie et IA. » s’affiche.
Les liens de confirmation, de déplacement et d’annulation ont besoin de l’adresse publique du service, définie par l’opérateur de votre plateforme.
Astuces
- « 24h,2h » signifie un rappel la veille et un autre deux heures avant.
Bon à savoir
- Les rappels partent par SMS, désactivé tant qu’un opérateur ne l’a pas activé. D’ici là, ils sont mis en file et consignés sur le rendez-vous, mais rien n’est marqué comme envoyé.
Guides pratiques associés
- Calendrier Consultez et gérez l'agenda des rendez-vous pris par votre équipe et vos clients, ainsi que les rappels en attente dans vos files.
- Ajouter, modifier ou confirmer un rendez-vous Inscrire un rendez-vous à l’agenda, changer son heure ou son statut, et le confirmer.
- Page de réservation en ligne Désactivé jusqu’à ce qu’un opérateur l’active Une page publique où les clients réservent un créneau ou demandent à être rappelés ; les réservations arrivent dans Rendez-vous et les demandes de rappel dans votre file.